Innovationsstarke Österreicher: Benutzerfreundliche Beschaffung auf jCatalog-Plattform

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Eine Erfolgsgeschichte zum Thema digitale Transformation schreibt ein Projekt, das die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) über nationale Grenzen hinweg zu einem Innovationsführer in Sachen automatisierter Beschaffung macht. Lesen Sie im nachfolgenden Beitrag, wie die ÖBB auf einer Plattform mit jCatalog-Software die Herausforderungen der digitalen Transformation beim Einkauf indirekter Artikel für fast 40.000 Mitarbeiter erfolgreich bewältigt.

Automatisierte Beschaffung bei den Österreichischen Bundesbahnen

Die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) sind Österreichs größter Mobilitätsdienstleister. Innerhalb des ÖBB-Einkaufs wurde kürzlich ein Meilenstein gesetzt. Der Konzern hat in einem großangelegten Projekt sämtliche Schritte seines Beschaffungsprozesses automatisiert. 39.500 Mitarbeiter haben jetzt Zugang zu einer elektronischen Plattform, unabhängig davon, ob sie im Büro oder mobil tätig sind. Einer der bedeutendsten Schritte war die Liveschaltung der systembasierten Bestellbarkeit von Berufs- und Schutzkleidung.

jCatalog hat dieses Projekt für die ÖBB realisieren dürfen. Anton Bruckner, ÖBB,  Categorymanager IT, ÖBB-Holding AG, kommentiert das Ergebnis wie folgt:  „Wir fühlen uns in unserem Bestreben nach Entbürokratisierung und Verbesserung der Usability für die MitarbeiterInnen sehr gut unterstützt. jCatalog hat uns die geeignete Plattform  geliefert, um dieses anspruchsvolle Projekt umsetzen zu können.“

Die Einkaufssituation

Innerhalb der ÖBB koordiniert und steuert der Einkauf konzernweit alle Beschaffungsvorgänge und Einkaufsaktivitäten. Welchen Umfang diese Aufgabe hat, verdeutlichen einige Zahlen: Das Lieferantenmanagement umfasst rund 10.000 Lieferanten und 2.500 Kontrakte. Den Mitarbeitern werden 650.000 unterschiedliche Bestellpositionen in mehr als 750 Warengruppen zur Verfügung gestellt.

Die Lösung

Durch die neue Plattform wurde die Beschaffung der Arbeitsmittel für alle Mitarbeiter    vereinfacht und beschleunigt - zum Beispiel durch die Automatisierung und Vereinheitlichung der vielstufigen Genehmigungsschritte. Die größte Herausforderung war die Abbildung und Bestellung von komplexen Warengruppen,  vor allem von Dienst- und Schutzkleidung, die neben 30 Kategorien auch Größen und Farbvarianten umfasst. 

Die Umstellung von der papierbasierten auf die systemgestützte Handhabung wurde buchstäblich jedem Mitarbeiter nahegebracht. In allen Bereichen, die von den Beschäftigten frequentiert werden, liefen Videos auf Großbildschirmen, die die Bedienung in kurzen Sequenzen erläuterten. Dieser Aufwand hat sich ausgezahlt, die große Akzeptanz in der Belegschaft war anhand der systembasierten Bestellvolumen sehr schnell feststellbar.

Die Umsetzung

jCatalog hat ihren web-basierten Online Product Catalog (OPC), das zentrale Portal für Produkte und Dienstleistungen, implementiert. Alle kontraktkonformen Bestellungen unterliegen einem durchgängigen Prozess. Neben dem Genehmigungsprozess wird auch der Vorgang der Signatur einheitlich gestaltet. Die dynamische Suche, Filter- und Sortiermöglichkeiten sowie die Menüdarstellung unterstützen die intuitive Bedienung. Und die ÖBB- Mitarbeiter können ihre Dienstkleidung jederzeit bequem und auch mobil bestellen. Hierfür sind im System Berechtigungen hinterlegt, so dass nur  die Kleidung bestellt werden kann, die der jeweiligen Tätigkeit und dem Kontingent des Mitarbeiters entspricht, eine Genehmigungspflicht entfällt. Bei der Auswahl unterstützt OPC durch gezielte Suchergebnisse und weist auf Abweichungen gegenüber früheren Bestellungen hin, so dass beispielsweise eine fehlerhafte Größenauswahl sofort berichtigt werden kann.

Die Bestellungen werden über eine Signaturplattform automatisch signiert und direkt an die Lieferanten übermittelt. Nach Erhalt der Bestellung bestätigen die Mitarbeiter den Wareneingang mit nur einem Klick. Danach erfolgt die Übermittlung und Buchung des Wareneingangs automatisch im SAP-System. Daneben gibt es auch lagergeführte Artikel, die häufig und schnell verfügbar sein müssen. Für diese Artikel wird die interne Verrechnung direkt aus dem Lager heraus angestoßen. 

Auch die Mitarbeiter im Einkauf werden unterstützt. Zur Vielzahl der relevanten Dokumente gehören neben Kontrakten und Katalogen auch  Lieferbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften. Deren elektronische Verfügbarkeit reduziert nicht nur den administrativen Aufwand.  Mit automatisierten Analysen werden Einkaufsvolumen gebündelt und die Vertragskonformität der Lieferanten wird weniger aufwendig kontrolliert.

Das Ergebnis

Die vereinfachte Beschaffung in komplexen und variantenreichen Warengruppen hat die Prozesskosten deutlich gesenkt.  Die Mitarbeiter beziehen sämtliche Dienstkleidung und Arbeitsmittel mit erheblich reduziertem Aufwand und in kürzerer Lieferzeit. Reports und Analysen sorgen für Optimierung der internen Geschäftsprozesse, weil auf Basis der gewonnenen Daten Synergien erkannt und Bündelungspotenziale bezogen auf Lieferanten und Bestellungen gehoben werden.


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