Procurement und Finance bilden ein gutes Team!

Juli 03, 2017

„Von Reibereien kann keine Rede sein – Procurement und Finance bilden ein gutes Team!“ Dies bekräftigte Timo Leinonen, Chief Financial Officer bei Lassila & Tikanoja, gegenüber Pekka Heikkilä, Head of Purchasing bei Outotec, in einem Gespräch über die neue Dimension der Zusammenarbeit zwischen dem Finanz- und dem Beschaffungswesen anlässlich des von OpusCapita veranstalteten Finance Forums.

Timo Leinonen, Chief Financial Officer, Lassila & Tikanoja und Pekka Heikkilä, Head of Purchasing, Outotec.

Die beiden Führungskräfte waren sich einig, dass die Herausbildung einer Kultur des Miteinanders vermehrt Leute anspricht, die sich mit dem P2P-Prozess gut auskennen und ein wirkliches Interesse an den ihrer Arbeit vor- und nachgelagerten Schritten zeigen. Pekka Heikkilä unterstrich in diesem Zusammenhang die Bedeutung einer engen Zusammenarbeit bereits in der Planungs- und Spezifizierungsphase der Beschaffungs- und Finanzsysteme.

„Des Weiteren ist auf beiden Seiten ein tiefgehendes Verständnis der geschäftlichen Anforderungen, denen das Procurement letztendlich dienen muss, unerlässlich. Ich habe selbst erlebt, dass eine Zusammenarbeit im Nachhinein auch nicht mehr viel bewirken kann, wenn in den Spezifikationen von Anfang an der Wurm gesteckt hat. Folglich sind schnelle und flexible Anpassungen – sozusagen „On-the-Go“ – unumgänglich.“

Timo Leinonen hob die Tatsache hervor, dass die Finanzabteilung am Ende vieler Prozesse stehe.

„Der P2P-Prozess gehört zu den wichtigen Abläufen im Unternehmen. Unterlaufen hier bereits am Anfang der Kette Patzer oder Fehler – egal welcher Art – leidet die für die Eingangsrechnungen verantwortliche Organisation darunter. Und in besonders unschönen Fällen, wo auch ein Eingreifen innerhalb der Geschäftseinheiten selbst erforderlich wird, ist die gesamte Organisation betroffen. Im Finanzwesen muss man die Procurement-Abläufe gut kennen, um am Ende der Kette erfolgreich arbeiten zu können.“

Die Beschaffung von Dienstleistungen und im Rahmen von Projekten stellt eine Herausforderung dar

Outotec konzipiert und liefert industrielle Anlagen, Prozessausrüstungen und Dienstleistungen rund um die Anreicherung und Veredelung von Mineralien und Metallen.

„Mit den richtigen Werkzeugen ist die Steuerung des operativen Beschaffungswesens kein Hexenwerk, etwa indem nur Bestellungen über im System vorhandene Lieferanten zugelassen werden. Bei uns liegt ein Hauptfokus aber auf der Beschaffung im Rahmen von Projekten, die sich komplizierter gestaltet. Am Anfang der Kette steht die Produktentwicklung und -planung. Hier müssen wir ebenfalls präsent sein, um die Procurement-Anforderungen – d.h. letztendlich die Finance-Anforderungen – in unsere Geschäftsaktivitäten einzubinden“, erklärt Pekka Heikkilä.

Timo Leinonen weist darauf hin, dass die unterschiedlichen Procurement-Aktivitäten für verschiedene Aufgaben klar in den Finanzabteilungen von Konzernen differenziert werden. Lassila & Tikanoja hat sich auf die Umweltpflege und unterstützende Dienstleistungen für Immobilien und Organisationen spezialisiert.

„Wir besitzen beispielsweise 800 LKW, für die wir jährlich über 3 Millionen Gallonen Diesel einkaufen müssen. Dies gestaltet sich verhältnismäßig einfach: die Lieferanten übermitteln ihre Rechnungen mit den Einzelaufstellungen elektronisch und diese können dann mühelos verarbeitet werden. Je mehr es jedoch in die Richtung der Beschaffung von Dienstleistungen geht, desto herausfordernder wird die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, da die Herangehensweisen hier weniger strukturiert sind“, macht Leinonen deutlich.

Automatisierung schafft Raum für Innovation

Viele Unternehmen sind nunmehr bestrebt, die Anzahl der Lieferanten zu verringern und Aufträge soweit wie möglich an eine ausgewählte Gruppe von Lieferanten zu vergeben. Leinonen als Chief Financial Officer begrüßt diese Entwicklung.

„Eine Konstellation, bei der die Geschäftseinheiten ihren Bedarf beliebig egal bei wem decken können und die Anzahl von Lieferanten, die nur einmal in Anspruch genommen werden, sehr hoch ist, lässt die Finanzabteilung beispielsweise alles andere als ruhig schlafen. Wir fordern das Beschaffungswesen auf, die Lieferanten nicht ständig zu wechseln, damit sowohl die rechnungsverarbeitenden Systeme als auch Mitarbeiter Schritt halten können.“, erklärt Timo Leinonen.

„Natürlich müssen wir hier auf Disziplin pochen. Arbeitet ein Unternehmen bereits bei einer bestimmten Produktgruppe mit einem guten Lieferanten zusammen, muss der für die Einkaufsplanung zuständige Mitarbeiter dies wissen und davon absehen, hier ohne Not ähnliche weitere Lieferanten ins Spiel zu bringen.“, führt Pekka Heikkilä aus.

Beide betonen die Tatsache, dass sowohl die eine als auch die andere Abteilung an ihren Vorgehensweisen arbeiten müsse, um den P2P-Prozess effektiver und funktionaler zu gestalten. Zudem sollten die Beschaffungsvorgänge laut Leinonen für die Unternehmensmitarbeiter bequem zu erledigen sein.

„Ist der Bestellprozess zu kompliziert und mühsam, kann dies leicht weitere Probleme in den darauffolgenden Schritten mit sich bringen. Beispielsweise kann es im Rahmen eines Projekts notwendig sein, Materialien einzukaufen, die dem Kunden erst später in Rechnung gestellt werden. Bei einem bruchstückhaften Beschaffungsprozess ergeben sich bereits hier negative Auswirkungen im Hinblick auf den Order-to-Cash Prozess.“

Eines der Hauptziele bei der Einführung von Systemen und der Erhöhung des Automatisierungsgrads sowohl im Beschaffungswesen als auch in den Finanzabteilungen ist die Verringerung des Zeitaufwands für Routineaufgaben.

„Wenn wir den Leuten monotone, händisch verrichtete Routineaufgaben abnehmen, geben wir Ihnen die Möglichkeit, ihre Ausbildung, Fähigkeiten und ihr Fachwissen für die Umsetzung von Neuerungen zu nutzen, um ihre Arbeitsweise und die Aktivitäten der gesamten Organisation zu verbessern“, gibt Pekka Heikkilä zu bedenken.

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