Warum eProcurement auch ein wichtiges CFO-Thema ist...

November 02, 2016

Vier gute Gründe für die Unterstützung digitaler Beschaffungsprojekte und eine nahtlose Prozesskette von Sourcing bis Cash Management.

Der digitale Zug rollt. Wer nicht rechtzeitig zusteigt, droht den Anschluss zu verlieren heißt es landauf, landab. Auch wenn man den Overkill an Dramatik aus derartigen Feststellungen eliminiert: an der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Sie ist in vollem Gange und nimmt weiter an Tempo zu.

Um dabei zu sein, muss man aber nicht unbedingt gleich im Abteil namens Big Bang Platz nehmen. Oftmals sind es vielmehr die kleineren Schritte, aus denen sich Baustein für Baustein ein solides Fundament für das digitale Zeitalter formen lässt. Einer dieser Bausteine ist der Prozess der Beschaffung und deren Finanzierung.

Zugegeben: es sollte besser von „den Prozessen“ die Rede sein, denn in vielen Unternehmen führen Beschaffung und Finanzen noch immer ein weitgehend getrenntes Dasein als Funktionsinseln mit kaum einer oder gar keiner Brücke. Im digitalen Zeitalter hat diese Trennung allerdings keine Daseinsberechtigung mehr. Anstelle traditioneller Strukturen und Verantwortlichkeiten gehört die Zukunft einer durchgängigen digitalen Purchase-to-Pay-Kette – und zwar einer, die über die Kopplung von Bestell- und Bezahlprozessen hinausgeht und mit Cash Management und Lieferantenfinanzierung wesentliche Stellschrauben für strategisches Finanzmanagement mit einbezieht.

Die elektronische Beschaffung stellt eines der Kernelemente einer derart erweiterten P2P-Prozesskette dar. Sie ist nicht nur aus der Sicht des Einkaufs von geschäftskritischer Bedeutung, sondern gleichermaßen aus dem CFO-Blickwinkel ein wirksamer Hebel, um eine lückenlose Kontrolle und Compliance entlang der gesamten Prozesskette vom Sourcing bis zum Cash Management zu gewährleisten – und darüber hinaus auch noch die Kostenseite spürbar zu entlasten. Warum eine eProcurement-Offensive zentrale Interessen der Finanzabteilung berührt und deshalb deren volle Unterstützung verdient, verdeutlicht ein Blick auf den potenziellen Nutzen derartiger Projekte.

1. Zeitnahe Kontrolle und Transparenz

Unternehmen mit einer durchgängigen digitalen Prozesskette von der Bestellung bis zur Bezahlung haben jederzeit und in jeder Phase alle Einkaufsvorgänge und damit verbundene Zahlungsbewegungen quasi auf Knopfdruck im Blick. Jede Transaktion wird sicht- und damit zeitnah kontrollierbar. Der Audit-Trail bleibt über die gesamte Prozessstrecke hinweg gewahrt. Mit der Kopplung von Bestell- und Kreditorenprozessen steigt die Transparenz über die Beschaffungsausgaben und ermöglicht Finanzverantwortlichen eine zeitnahe Überwachung von Kosten und Cashflow. Das ist schon eine ganze Menge an Optimierung, die eine digitale P2P-Prozesskette mit sich bringt. Dabei bleibt es aber nicht.

2. Compliance auf ganzer Linie

 Ein weiterer Pluspunkt bei der Diskussion über ein Investment in die elektronische Beschaffung ist die zuverlässigere Einhaltung interner und gesetzlicher Compliance-Regeln. Im Vergleich zu papierbasierten Beschaffungsprozessen gewährleisten Digitalisierung und Automatisierung nicht nur schnellere, sondern insbesondere transparentere Abläufe. Jeder Vorgang wird nachvollziehbar, jederzeit wird darstellbar, wer welche Ware bestellt, genehmigt und erhalten hat. Zudem sind fortschrittliche eProcurement-Lösungen in der Lage, sich unternehmensspezifischen Richtlinien und Regeln für den Einkauf anzupassen. Die Compliance dürfte damit weder dem CPO noch dem CFO Kopfschmerzen bereiten.

3. Reduzierte Kosten

eProcurement macht aufwändigen manuellen Prozessen ein Ende und setzt mehr Tempo, Transparenz und Prozessstabilität an ihre Stelle. Kürzere Durchlaufzeiten, regelkonforme Abläufe und weniger Fehler können ebenso auf der Mehrwert-Seite notiert werden wie mehr Effizienz in der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Wie lässt sich das in Zahlen darstellen? Einen Anhaltspunkt liefert der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME). Er hat in einer Studie ermittelt, dass eine eProcurement Lösung mit Katalogsystem die Prozesskosten im Einkauf um durchschnittlich 30 Prozentsenkt. Hinzu kommen niedrigere Beschaffungsausgaben, was unter anderem durch eine bessere Ausschöpfung von Rabatten und Skonti erreicht wird. Der BME beziffert das mögliche Einsparvolumen in diesem Bereich auf 6 bis 8 Prozent. Die Rechnung wird noch freundlicher, wenn ein Thema mit einbezogen wird, das in vielen Unternehmen auch dem CFO Kopfzerbrechen bereitet: das Maverick Buying.

4.Weniger Maverick Buying

Es kostet viel Geld, wenn außerhalb bestehender Verträge und abgestimmter Preise und Zahlungsziele eingekauft wird. Maverick Buying erhöht die Beschaffungskosten in einer Größenordnung von durchschnittlich rund 15 Prozent – eine Expertenschätzung, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich zutreffend sein dürfte, aber einen Eindruck vermittelt, dass es nicht um „Peanuts“ geht – von den juristischen Konsequenzen einmal ganz abgesehen. Werden dem Maverick Buying nachhaltig wirksame Grenzen gesetzt, winken je nach Beschaffungsvolumen Einsparungen in Millionen-Euro-Größenordnungen.

Wer ermitteln will, welches Ausmaß Maverick Buying im eigenen Unternehmen hat, kann sich der Messlatte der Cash-out-Quote bedienen. Sie zeigt den Anteil der vom Einkauf gesteuerten Beschaffungsausgaben am gesamten kreditorischen Finanzvolumen auf. Was bleibt, ist die Beschaffung über spezifische Kanäle – und mehr oder minder unkontrollierter Einkauf einschließlich von Freitextbestellungen. Je niedriger diese Quote mit eProcurement als Hebel gedrückt werden kann, umso mehr Freunde wird jegliche elektronische Beschaffungs-Initiative auch im Finanzbereich finden.

eProcurment lässt CFOs lächeln…
Es ist keine Frage: Die Digitalisierung revolutioniert etablierte Prozesse – und das über kurz oder lang. Unternehmen mit einem hohen Maß an Veränderungsbereitschaft werden schneller vorankommen als die Beharrer und Zögerer. Für CFOs ist die Automatisierung und Digitalisierung der Purchase-to-Pay-Prozesskette eine attraktive Möglichkeit, in dieses Rennen einzusteigen und auf das Siegerpodest zu kommen. Mit eProcurement zu starten und die Supply Chain schrittweise weiter zu digitalisieren, ist dafür ein guter Anfang. Mit OpusCapita steht dafür ein Partner mit den Erfahrungen und Kompetenzen einer eProcurement-Lösung mit rund 70.000 angeschlossenen Lieferanten bereit.