19. Februar, 2019

Wie zukunftssicher ist Ihre Verwaltung? Von der manuellen Rechnungserfassung zu E-Invoicing und E-Procurement

von E-invoicing

Der elektronische Rechnungsaustausch und das große Optimierungspotenzial in Ihrem Unternehmen können Sie sich am einfachsten anhand folgendes Beispiels vor Augen führen:

Wie Zukunftssicher ist Ihre Verwaltung?

Stellen Sie sich für einen Moment vor, Sie sind der Direktor einer Bank in den späten 70ern. Sie sind zuständig für den Zahlungsverkehr. Ihre Kunden: Unternehmen, die Ihnen täglich Dokumenten zur Verarbeitung anliefern. Die guten alten Überweisungsträger. Pro Unternehmen ein oder mehrere Packen von Belegen, dazu ein Sammler mit den Kontonummern der Empfänger und dem jeweiligen Betrag sowie der Gesamtsumme. Dafür haben Sie 50 Mitarbeiter, die diese Päckchen öffnen, alle Daten (Kontonummer, Bankleitzahl, Kontonummer des Empfängers, Verwendungszweck und Betrag) eintippen, die Gesamtsumme mit dem Sammler vergleichen, möglicherweise nach Fehlern suchen, diese korrigieren und mit dem nächsten Päckchen weitermachen.

Die Ergebnisse dieser Arbeit werden in Ihrem Computer gespeichert, alle Überweisungen, die Ihr Haus verlassen, werden auf Magnetbändern gespeichert und von Ihrem Azubi bei der nächsten Landesbank oder Landeszentralbank (die es noch in fast allen größeren Orten gab) zum Clearing abgegeben. Von dort geht es dann elektronisch weiter – Ihre Bank ist dazu verbunden mit der Society for Worldwide Interbanking Transfers, kurz SWIFT.

Lassen Sie sich das von jemandem bestätigen, der wie der Autor von 1978 bis 1980 eine Banklehre absolviert hat. Keine Bank, die dafür nicht mindestens 10 Mitarbeiter beschäftigt hat.

Die nächste Innovation kam Ende der 70er: automatische Belegerfassung mit Schrifterkennung (OCR bzw. Open Character Recognition). Hersteller wie Siemens und Nixdorf waren auf diesem Gebiet weltweit führend. Die Unterlagen wurden nicht mehr eingetippt, sondern gescannt. Alle Buchstaben und Ziffern wurden (mal mehr mal weniger richtig) [HD1] erkannt und mussten nur noch mit den Sammlern Ihrer Kunden verglichen werden. Ihre Giro-Abteilung schrumpfte zusammen, von 50 Mitarbeitern blieben 5 übrig, die die Belege nacherfassten und vor Bildschirmen saßen, an denen alle Bilder in endloser Folge vorbeiliefen. Immer bereit, den Stopp-Schalter zu drücken, wenn mal aus Versehen die Rückseite gescannt wurde oder das Bild verrutscht war.

Heute, 40 Jahre später ist das alles unvorstellbar. Ihre Kunden, selbst die Privatkunden, erfassen ihre Daten selbst, übermitteln diese auf Ihren Computer und alles Weitere läuft vollautomatisch ab. Kein Abtippen von dem, was andere ausgedruckt haben, keine Probleme mit der Schrifterkennung, keine verrutschten Images – keine Giroabteilung.

Und nun: Willkommen zurück in der Realität 2019.

Wie geht man bei Ihnen mit den Belegen um, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten, den Rechnungen? Meist nicht anders als der Bankdirektor in den 70ern. Sie haben eine Buchhaltung mit einer Anzahl von Mitarbeitern, die diese Rechnungen erhalten und wieder abtippen, um sie in Ihren Computer zu übernehmen. Die Originalbelege werden häufig kopiert und gehen dann in den Umlauf: der Verursacher bestätigt die sachliche Richtigkeit, der Budgetverantwortliche gibt sie zur Zahlung frei, die Buchhaltung prüft auf formelle Richtigkeit (§14 UStG) und der Finanzdisponent fasst sie in einem Zahlungslauf zusammen.

Oder etwas fortschrittlicher: Sie haben ein Dokumentenmanagementsystem. Alle Belege werden darin erfasst und automatisch verteilt. Die Buchhaltung bekommt ein Exemplar, um die Zahlen abzutippen, der Verursacher eines, um die Lieferung zu bestätigen und der Budgetverantwortliche ein Drittes, um sie dem Disponenten zur Zahlung weiterzuleiten. Aber letztendlich ist dies immer noch der gleiche Prozess, jedoch mit einer digitalen Verteilung im Haus.

Vielleicht noch besser: Sie erhalten ein PDF an Rechnungseingang@IhreFirma.de und sparen sich das Scannen und vielleicht auch das abtippen, nicht aber das Kontieren und die Übernahme in Ihre eigenen Computersysteme mit der Buchung auf dem Kreditorenkonto (Accounts Payables) und dem Aufwandskonto. Automatisch berechnet wird dann nur die Vorsteuer.

Dennoch sind Sie weit entfernt von der simplen Überweisung, die Sie auf Ihrem PC (oder Smartphone) erfassen und die – ohne dass Ihnen das bewusst ist – weder von Ihrem Lieferanten, der Bank noch von dessen Kunden, Ihrem Kreditor – auch nur von einem einzigen Mitarbeiter angefasst wird. Alles geht automatisch, von der Belastung Ihres Girokontos bis zur Verbuchung auf dem Debitorenkonto Ihres Lieferanten.

Genau das können Sie heute in Ihrem Unternehmen einführen und realisieren mit E-Invoicing und E-Procurement.

Ihr Einkauf verhandelt Konditionen mit Ihren Lieferanten. Der Lieferant stellt ihnen dieses Angebot als Produktkatalog zur Verfügung. Enthalten sind alle Produktinformationen mit Konditionen, Bildern und Beschreibungen. Dieser Produktkatalog wird automatisch in Ihr E-Procurement-System übernommen. Jeder Ihrer Mitarbeiter kann über Ihr Portal auf diese Informationen zugreifen und wird bei der Auswahl unterstützt (Guided Buying). Die Bestellung wird entweder sofort ausgelöst, wenn der Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen hat oder durchläuft die Hierarchiekette. Ihr Lieferant erhält eine von Ihrem Unternehmen autorisiert ausgelöste und voll digitale Bestellung. Auch hier läuft alles automatisch bis zur Ausgabe der Pickliste im Lager und der Übergabe an den Versand. Danach: Alles automatisch, von der Übermittlung der Versandbestätigung mit Paketnummer der Spedition über den Lieferschein, der bei Wareneingang nur noch bestätigt werden muss, dem Abgleich von Bestellung, Rechnungsbetrag und Mengen, der Verbuchung auf Kreditoren- und Sachkonten sowie der Freigabe zur Zahlung bzw. einem Fehlerprotokoll, wenn die Analyse Abweichungen erkannt hat.

Und es funktioniert in beiden Richtungen: Wären Sie der Lieferant gewesen, wäre die Fakturierung ebenso automatisch über Ihr E-Invoicing-System gelaufen.

OpusCapita ist Ihr professioneller Partner auf diesem Gebiet. Das Unternehmen entstand bereits in den 80ern als Tochter der finnischen Post zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Schwerpunkt damals: Banken, SWIFT und der Austausch von Geschäftsdokumenten. Die Kunden profitieren von dieser Expertise, die den gesamten Prozess von der Lieferantenauswahl bis zum Zahlungsmanagement – Source-to-Pay (S2P) bzw. Order-to-Cash (O2C) – umfasst.

Haben Sie sich schon zu unserem Webinar "50 Jahre nach der Mondlandung: Wie sieht Ihre Financial Supply Chain aus?" angemeldet? Hier beleuchten wir den aktuellen Stand der elektronischen Rechnung und warum sie als Treiber der Digitalisierung in Finance und Einkauf gilt.

 

Hans-Peter Caesar

Hans-Peter Caesar - Geschäftsführer bei Centurio

Hans-Peter Caesar absolvierte nach einer Banklehre ein BWL-Studium und befasste sich in den letzten 10 Jahren insbesondere mit dem Einkauf und der Einkaufsoptimierung.

 

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