;
Juni 10 , 2018

Warum ist eine Amazon ähnliche Benutzerfreundlichkeit und Guided Buying wichtig im E-Procurement?

by

Wenn Ihre Angestellten nicht mit der Nutzbarkeit Ihres E-Procurement Systems zufrieden sind wird es schwer die in der Beschaffung gesetzten Ziele zu erreichen. Daher werden wir näher betrachten, was Guided Buying in der Praxis bedeutet.

guided buying

Jeder der heutzutage im Einkauf arbeitet hat Ausdrücke wie “Amazon ähnlich”, “Google ähnliche Suchfunktion” oder der gleichen sicherlich schon zu genüge gehört. Die Anwenderfreundlichkeit ist momentan ein absolutes Hot Topic in der Beschaffung.

Uns ist bewusst, dass auch wir bei OpusCapita gewissermaßen Buzzword-schuldig sind. Auch wir beschreiben unsere E-Procurement Lösung als “ Amazon ähnlich” (siehe Demo Center). Aber was genau bedeutet dieses “Amazon ähnlich” eigentlich und ganz konkret, warum hat es eine so immense Bedeutung in der Beschaffung? Wie sieht dieses Guided Buying Konzept in der Praxis aus? Es ist an der Zeit, der E-Procurement Lösung einmal unter die sprichwörtliche Haube zu schauen um zu erfahren wie alles zusammenhängt.

Zunächst einmal möchte ich allerdings die Frage die im Blogtitel aufgeworfen wird näher betrachten. Nutzungsfreundlichkeit steht in direkter Korrelation mit der Annahme eines neuen Systems im Unternehmen. Und damit hat die Anwenderfreundlichkeit einen direkten Bezug auf zentrale KPIs in der Beschaffung, wie zum Beispiel kontrakt konforme Ausgaben, die Existenz von Purchase Orders und ähnliches. Und damit wird klar, dass es bei dem Thema Anwenderfreundlichkeit um viel mehr geht als einfach nur den Einkauf für die Mitarbeiter zu vereinfachen.

Was zeichnet eine Amazon-ähnliche Benutzerfreundlichkeit aus?

Wenn Sie an die Nutzbarkeit von Amazon Attribute denken, denken Sie sicher zunächst an eine leichte Handhabung,  intuitive Suchfunktionen und all die kleinen Features die Ihnen helfen, genau das zu finden was Sie suchen.

Aus der Perspektive des Einkaufs, erlaubt der Guided Buying, Unternehmen im Ansatz Dinge schnell und leicht zu finden ( nicht nur den Nutzern). Es gilt auch vielmehr den vorbestimmten Beschaffungsprozess mit ausgewählten Suppliern und Produkten einzuhalten.

Genau wie Amazon erlaubt die E-Procurement Lösung von OpusCapita Ihnen, eine Suchfunktion mit unterschiedlichen Kategorien zu nutzen. Das grundlegende Design wird zwar oft als selbstverständlich angesehen, allerdings möchte ich doch gerne etwas näher auf Guided Buying Prinzipien wie zum Beispiel: automatische Vervollständigung, Benachrichtigungen, Vergleiche und Smartforms eingehen

1. Search capabilities

Alle Funktionen die ich oben aufgelistet habe passieren im Hintergrund und werden meistens als selbstverständlich angesehen. Allerdings haben diese Funktionen eine direkte Auswirkung auf die Benutzerfreundlichkeit und so entsteht diese “Search, find, buy” Erfahrung, die wir alle nur zu gut kennen. Es steckt also vielmehr hinter der kleinen Suchbox als wir im Vordergrund sehen.

Es fängt schon mit der automatischen Vervollständigung an. Wenn Sie anfangen einen Begriff in das offene Feld zu tippen, erwarten Sie einfach, dass Ihnen eine Option zur Vervollständigung Ihres Suchbegriffs angeboten wird. Darüber hinaus erwarten wir auch, dass wenn wir etwas suchen, was es nicht gibt, uns die semantische Suche hilft, andere Optionen (wie z.B. “Meinten Sie…”) anzubieten. Ferner erwarten wir noch, dass wenn wir einen ungenauen Suchbegriff nutzen oder sogar uns vertippen, doch die richtige Option angeboten wird. Es sind also diese scheinbar kleinen Sachen die unseren Alltag erleichtern, deren Absenz in enormer Frustration enden würde.

2. Kits und bundles

Am offensichtlichsten zeigt sich wohl der Guided Buying Ansatz, wenn es um Kit’s und Bundles geht. Schauen wir uns das Ganze mal an einem Beispiel näher an. Der Category Manager will sicherstellen, dass wenn jemand in seinem Unternehmen einen Laptop kaufen möchte ihm auch die dazu passende Maus, Tasche und Privacy Filter angeboten werden. Die Vorschläge sind zum einen natürlich hilfreich, zum anderen stellen sie aber auch sicher, dass das gesamte nötige Zubehör zusammen gekauft wird und extra Arbeit vermieden wird. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn mit den Waren oder Services eine bestimmte Haftung verbunden ist.

3. Vergleiche

Die Möglichkeit Angebote zu vergleichen ist ein weiterer Hauptbestandteil von Guided Buying. Man könnte meinen, es handelt sich hierbei um eine der einfachsten Eigenschaften der modernen Beschaffung aber man sollte den Wert den die Vergleichsfunktion liefert dennoch nicht außer acht lassen. Die Nutzer können anstelle einer persönlichen Wahl eine gut informierte Wahl treffen. Die Einkaufsabteilung spielt natürlich eine Rolle, wenn es darum geht, welche Vergleiche die Nutzer sehen können und wie die Information präsentiert werden. Und grade diese Art und Weise wie Vergleichsinformation dem Nutzer angebot werden, ist das welches eine Benutzerfreundlichkeit ausmacht.

4. Smartforms

Zu guter Letzt bringen Smartforms das Guided Buying entscheidend voran. Eine Smartform wird vom Einkauf oder einem Category Manager aufgesetzt und erlaubt es, eine Kombination aus Produkten und Dienstleistungen von unterschiedlichen Suppliern durch einen einzelnen Anforderungsprozess zu bestellen. Hierbei handelt es sich um mehr als was wir unter Kits und Bundles beschrieben haben. Die Smartform ist nämlich reaktiv, welches bedeutet, während man in den Feldern des Formulars Einträge macht, passt sich der Rest des Formulars an. So ist zum Beispiel einer unsere Kunden im EInzelhandel tätig und eröffnet häufig neue Geschäfte. Alle Läden haben eine unterschiedliche Größe. Die Einkaufsabteilung hat eine Smartform erstellt die es erlaubt, alles nötige was es zur Ladeneröffnung bedarf zu bestellen. Mit anderen Worten ist ein hoch komplexes Projekt nun zu einem quasi “One-touch-requirement” Prozess geworden.

Dies sind also die Gesichtspunkte unter denen man eine E-Procurement Lösung auswählt und die vielmals beschworene Benutzerfreundlichkeit evaluieren kann und sollte. Wenn man schon eine E-Procurement Lösung aufsetzt und sicherstellt, dass alle Supplier Kataloge integriert werden, dann will man auch, dass jemand die Lösung nutzt, oder?

 

Rowan Lemley on catalog content management

Rowan Lemley

Rowan Lemley arbeitet seit mehr als 10 Jahren im P2P-Bereich und hat in dieser Zeit umfassende Erfahrungen gesammelt – u.a. bei der von ihm gesteuerten Markteinführung verschiedener Lösungen wie Automatisierungen im Kreditorenbereich, B2B-Netzwerke, Finanzdienstleistungen, E-Procurement- und Product Information Management-Konzepte.