September 10 , 2018

Vergeuden Sie weder Zeit noch Geld: Rechnungen in Papierform verhindern eine effiziente Kreditorenbuchhaltung

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Papier-sowie E-Mail-Rechnungen mit unstrukturierten Daten sind weiterhin die Hauptursache von Ineffizienzen in der Kreditorenbuchhaltung.

effiziente Kreditorenbuchhaltung

Dennoch kämpfen nicht nur kleine und mittlere Unternehmen mit der Umstellung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung. Laut einer Studie von Paystream Advisors haben auch kleine mittelständische Unternehmen (mit einem Umsatz von 100 – 500 Millionen Dollar) einen hohen Anteil an Papier-Rechnungen, sowie unstrukturierten Rechnungen und  E-Mails: 30% der eingehenden Rechnungen kommen in Papierform und 43% über E-Mail (Quelle: 2018 Payables Insight Report, PayStream Advisors).

Die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung von Unternehmen ist abhängig vom Verhältnis von Papier- und E-Mail-Rechnungen zu elektronischen Rechnungen. Unstrukturierte Formate lösen manuelle Prozesse aus, welche wiederum eine verspätete und fehlerhafte Eingangsrechnungsverarbeitung zur Folge haben. Mit anderen Worten vergeuden Sie mit Papier-Rechnungen Zeit und Geld.

Die Studie besagt, dass die meisten Workflow-Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung verknüpft sind mit der Eingabe von manuellen Daten und ineffizienten Prozessen, verlorengegangene Rechnungen, Rechnungen in Papierform (32%) sowie die manuelle Weitergabe von genehmigungspflichtigen Rechnungen (31%). Manuelle Prozesse in der Rechnungsverarbeitung sind aus verschiedenen Gründen kostspielig für Unternehmen. Es entstehen Kosten für die Verarbeitung der Rechnungen, was wichtige Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Die Beeinträchtigung des Cash Flows führt dazu, dass Finanzdaten nur mit viel Aufwand verwaltet werden können. Neben den Zahlungsverspätungen wirkt es sich auch negativ auf die Lieferantenbeziehungen aus.

Wie viel kostet es Sie, wenn Sie Papier-Rechnungen erhalten?

Allein der Wechsel von Papier-Rechnungen hin zu elektronischen Rechnungen kann die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung immens verbessern. Das reine Einsparungspotenzial pro eingehender Rechnung liegt bei 64%, so können die Kosten einer Papier-Rechnung von 17,60€ auf 6,40€ (E-Rechnung) reduziert werden - vorausgesetzt das alle erforderlichen Daten für die elektronische Prozessverarbeitung vorhanden sind. Insofern eine Papier-Rechnung (Kosten von €17.60) auch als elektronische Rechnung empfangen oder versendet wird, und alle erforderlichen Daten für die elektronische Prozessverarbeitung beinhaltet (Business Case E-Invoicing, Billentis/Bruno Koch, 2017).

Im Schnitt bearbeitet ein Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung 5.000 bis 15.000 Papier-Rechnungen im Jahr. Entsprechend dem Billentis Business Case entstehen somit für einen Mitarbeiter alleine Kosten in Höhe von 5€ bis 15€ pro Rechnung. Weitere Kosten entstehen durch papier-basierte Workflows für die Freigabe,  Zahlungen und die Archivierung.

Die Zahlen sprechen für sich und machen deutlich, welche Vorteile eingehende elektronische Rechnungen mit sich bringen. Um jedoch das volle Einsparungspotenzial auszuschöpfen, bei gleichzeitiger Verbesserung der Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung, muss man über den Tellerrand hinaus blicken.

Im Folgenden skizzieren wir vier wichtige Bereiche:

Den Workflow verändern

Die Diskussionen rund um Effizienz und Optimierung der Kreditorenbuchhaltung haben einen zu starken Fokus auf Technologien, Systeme und Anwendungen, wenn Sie mich fragen. Technologie ist lediglich der Enabler. Insofern die Menschen in Ihrer Organisation an den bisherigen Prozessen festhalten, wird ein gerade implementiertes System kein Wunder herbeiführen. Befassen Sie sich stattdessen ausführlich und sorgfältig mit den Prozessen und Workflows Ihrer Rechnungsverarbeitung und sorgen Sie für die unternehmensweite Harmonisierung dieser.

Auf Papier verzichten

Selbst Firmen mit einer hohen Rate an elektronischen Rechnungen erhalten weiterhin Papier-Rechnungen. Mithilfe eines multichannel Rechnungseingangs-Services kann ein Wechsel zu einem elektronischen Rechnungseingangs-Prozess unmittelbar umgesetzt werden. Ein multichannel-fähiger Rechnungseingangs-Prozess ermöglicht die Harmonisierung und vollkommene elektronische Rechnungsverarbeitung, während Sie gleichzeitig den Anteil an elektronischen Rechnungen erhöhen, indem Sie von Ihren Lieferanten diese fordern.

Fokus auf den Einkauf

Um die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren brauchen Sie strengere Vorgaben für den Einkauf von Gütern und Dienstleistungen. Fehlen Rechnungsdaten, wie z.B. die Bestellnummer, können Sie ein automatisiertes invoice-to-order Matching nicht erreichen. Verschaffen Sie sich ein umfassendes Verständnis Ihrer Purchase-to-Pay Prozesse und definieren Sie Einkaufsrichtlinien. Die Implementierung einer benutzerfreundlichen Beschaffungslösung verhilft zur Verwendung von Bestellnummern, woraufhin Sie von Ihren Lieferanten verlangen können eine Referenz-Bestellnummer auf den Rechnungen aufzuführen. Falls diese fehlt, können Sie Rechnungen auch zurückweisen.

Ihre Lieferanten einweisen

Rund 20 % Ihrer Lieferanten machen einen Anteil von 80 % Ihrer eingehenden Rechnungen aus. Ein einfacher und effektiver Onboarding-Prozess ist sicherlich der Schlüssel zum Erfolg, indem Sie als Erstes einen Teil Ihrer Lieferanten dazu bewegen Ihnen elektronische Rechnungen zuzusenden. Im Zweiten Schritt sorgen Sie dafür, dass auch die restlichen Lieferanten auf den Zug aufspringen. Das Onboarding bringt viel Aufwand mit sich - professionelle Dienstleister können Ihnen diesen Service und Mehrwert bieten.

Die Effizienzsteigerung Ihrer Kreditorenbuchhaltung ist mit der Umstellung auf die elektronische Rechnung nicht getan, auch wenn es ein guter Start in die richtige Richtung ist. Viel entscheidender ist die Harmonisierung, Zentralisierung, Automatisierung und Optimierung Ihres gesamten Rechnungseingangs- und Verarbeitungsprozesses. Sie möchten mehr über elektronische Rechnungen erfahren? Dann nutzen Sie die Chance und registrieren sich für unser Webinar! Wir zeigen Ihnen die Grundlagen zur Verbesserung der Kreditorenprozesse.

  

Jennie Klaesson

Jennie Klaesson


Jennie ist bei OpusCapita als Produktmanagerin für den Rechnungsempfang tätig. Ihr Fokus liegt zu einem großen Teil auf dem multi-channel Rechnungsaustausch und Sie arbeitet mit unseren Kunden daran elektronische Rechnungs-Prozesse gemeinsam effizienter zu gestalten um Zeit und Geld zu sparen.

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