März 28 , 2018

Ist es an der Zeit, die Rechnung in Rente zu schicken?

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Es ist bereits Mitte März, und 2018 ist anscheinend ein Jahr wie jedes andere. Oder doch nicht? Das vergangene Jahr hat bereits die sogenannte Post-Invoice-Economy eingeleitet. Hat also demnach die Rechnung im Jahr 2018 ihr Rentenalter erreicht?

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Anfang 2017 standen wir, was den B2B-Handel betrifft, am Anfang einer neuen Ära. Das Ganze nannten wir „Cash Agile“ – das neue Paradigma der Post-Invoice-Economy.

Für viele fühlte sich die Idee einer Post-Invoice-Wirtschaft allzu dramatisch und düster an. „Das kann doch nicht wahr sein: Wie können wir bloß ohne Rechnungen leben?“ oder „Rechnungen werden nicht so bald verschwinden. Das wird ganz einfach nicht passieren.“ Nun, das war ein Teil des Feedbacks. Andere verstanden, dass wir nicht meinten, Rechnungen würden ganz verschwinden, sondern dass die Rechnung in der Post-Invoice-Economy lediglich einen anderen und weniger wichtigen Stellenwert einnimmt.

Lassen Sie mich kurz rekapitulieren (gern können Sie auch das Whitepaper lesen, in dem das Cash Agile Konzept vollständig erläutert wird).

Drei Trends und zusammenlaufende Technologien steuern den Wandel

Um uns herum wachsen Technologie und Trends zusammen, was die Gesamtzahl der Rechnungen bereits reduziert und die Rechnungsverarbeitung sowohl in der Kreditoren- als auch in der Debitorenbuchhaltung weiter automatisiert. Nehmen wir als Beispiel den regelbasierten Abgleich der Rechnungen mit Bestellungen. Dieser existiert schon seit geraumer Zeit und kann relativ einfach vollautomatische Abwicklungsraten von 60-90 Prozent erreichen. Dazu kommen dann noch zukunftsweisende Technologien wie Machine Learning und künstliche Intelligenz, die die Automatisierung noch weiter vorantreiben werden.

Darüber hinaus gibt es auch noch Eigenfakturierung, automatische Wareneingangsabrechnung (ERS), Auftragsabrufe, Lastschrift und den zunehmenden Einsatz von virtuellen Bankkonten (VCNs) sowie Einkaufskarten (pCards), die allesamt dazu beitragen können, den Source-to-Pay-Prozess rechnungsfrei zu gestalten. Und obwohl ich noch nicht weiß, wie nahe wir einer neuen Welt mit Blockchain tatsächlich sind, weiß ich doch, dass Blockchain das Potenzial hat, Rechnungen vollständig obsolet zu machen. Blockchain ermöglicht die Nutzung von sogenannten Smart Contracts, die auf intelligente Weise die unterschiedlichen Schritte innerhalb der Lieferkette verifizieren, sodass wir letztendlich die Rechnungsstellung überspringen und direkt zur Zahlung übergehen können.

All das hat uns zu der Annahme veranlasst, dass wir uns nun in einer Zeit und an einer Stelle befinden, wo wir mit einem Fuß in der Vergangenheit und mit dem anderen in der Zukunft stehen. Aktuell überbrücken wir einen äußerst brisanten Zeitraum und genau diese neue Gratwanderung zwischen Gegenwart und Zukunft ist das, was wir als Post-Invoice-Economy bezeichnen. Um diesen Wandel erfolgreich zu meistern wird eine neue Denkweise benötigt und genau das ist unser „neues Paradigma“ oder vielmehr eine neue Denkweise.

Worin zeigt sich der Mehrwert der Post-Invoice-Economy?

Ein wesentliches Merkmal der Post-Invoice-Economy ist die Kommodifizierung der Rechnungsbearbeitung. Wie bereits beschrieben, werden Machine Learning, künstliche Intelligenz und das Potenzial von Blockchain die Bedeutung von leicht automatisierbaren transaktionalen Prozessen verringern. Unternehmen, die darum bemüht sind erstklassige Geschäftsprozesse zu schaffen, werden daher im Rechnungsprozess an sich immer weniger Mehrwert sehen.

Worin also liegt der Mehrwert einer rechnungsfreien Zukunft? Im neuen Paradigma richtet sich der Fokus auf das Cash Management und die Beschaffung. Es liegt in der Natur dieser beiden Bereiche, dass wir das neue Paradigma als „Cash Agile“ bezeichnen. Beschaffung und Cash Management verlangen, dass sowohl Ausgaben als auch Einnahmen einfacher und intelligenter verwaltet werden sowie unternehmensintern eine engere Ausrichtung stattfindet. Das ist aber bei Weitem noch nicht alles.

Schaffung von Agilität in Bezug auf die Liquidität durch Beschaffung und Cash Management

Schauen wir uns zunächst die Beschaffung an. Die Vorteile, die durch effektive Beschaffungsprozesse entstehen können, gehen weit über das hinaus, was durch effiziente Transaktionsprozesse erreicht werden kann. Erstklassige Beschaffungsfunktionen können die Kosten eingekaufter Waren oder Dienstleistungen um bis zu 9 Prozent senken (Hackett Group: Procurement World-Class Performance Advantage Report).

Außerdem gewährleistet eine leistungsfähige MRO (Maintenance, Repair & Operation), eine zentrale Beschaffungsfunktion in einigen Unternehmen, die Produktionskontinuität, indem sie Maschinen- und Anlagenstopps verhindert sowie Kosten für Schäden und Wartung vermeidet. So lassen sich die beschaffungsspezifischen Kosten um beträchtliche 15 Prozent(Deloitte: Smarter MRO) senken.

Und wie sieht es mit dem Cash Management aus? Im Gegensatz zu den begrenzten Vorteilen in Sachen Prozesseffizienz, die innerhalb der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung möglich sind, kann sich ein effektives Cash Management wirklich auszahlen. Zunächst sehen wir Beweispunkte wie einen 36-prozentigen effektiven Jahreszins durch Skonto.Programme (denken Sie an dynamische Rabattierung oder die klassischen 2 Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen und Netto bei 30 Tagen).

Ein weiterer Aspekt und heutzutage ein wichtiges Thema für den Finanzbereich: Betrug. Durch Betrug verliert ein Unternehmen im Schnitt jährlich 5 Prozent seiner Erträge (ACFE: Report to the Nations). Für ein Milliarden-Unternehmen würde beispielsweise eine Absenkung von 5 auf 2 Prozent eine beträchtliche Steigerung des Umsatzwachstums bedeuten und es zudem deutlich wettbewerbsfähiger machen.

Kommen wir nun zurück zu unserer Eingangsfrage, mit der wir uns im Kontext der Post-Invoice-Economy befassen: Hat die Rechnung ihr Rentenalter erreicht? Welchen Wert besitzt die Rechnung als rechtsgültiges Dokument? Wie nah stehen wir vor der endgültigen Abschaffung der Rechnung?

Der B2B-Handel wird zunehmend durch Konsumenten geprägt

Mit Blick darauf, dass der B2B-Handel immer mehr vom Konsumenten geprägt wird, halte ich es für sinnvoll, die Trends zur Rechnungsfreiheit auch weiter in den B2C-Handel einfließen zu lassen.

Nehmen wir nur das Lastschriftverfahren: Dort gibt es keine Rechnung und es zählt bereits zu den B2B-Zahlungsstandards in Europa (SEPA-Lastschriftverfahren). Oder Einkäufe mit der persönlichen Kreditkarte - auch dabei findet keine Rechnungsstellung statt. Die Zahlung wird am Kaufort getätigt und wir erhalten einen Beleg, falls wir den Mehrwertsteuer-Nachweis für unsere Steuererklärung benötigen.

Praktisch dieselben Möglichkeiten bestehen mittels pCards und VCNs heute auch im B2B-Handel. Mit pCards wird die Zahlung beim Kauf in der Regel für eine ausgewählte Kostenkategorie oder für einen bestimmten Händler geleistet (z. B. Büromaterialien oder Geschäftsreisen). pCards eignen sich optimal für Situationen, in denen Sie den Prozess nicht durch Anfragen und Kaufaufträge überlasten wollen. Was aber, wenn Sie einen transparenten Auftragsgenehmigungsprozess wünschen? An dieser Stelle kommen die virtuellen Karten ins Spiel. Virtuelle Karten funktionieren ebenso rechnungsfrei wie pCards und erfüllen so die Bedürfnisse des Verkäufers, indem sie für eine vorfristige Bezahlung (und sogar eine verlängerte Zahlungsfrist für den Käufer) sorgen. Außerdem unterstützen sie die Betrugsvermeidung, da aus dem Zahlungsbetrag lediglich der Auftrag und nicht die vom Händler ausgestellte Rechnung hervorgehen.

Deshalb stelle ich die Frage: Sind wir bereit, die Rechnung in Rente zu schicken? Reichen intelligente Automatisierung und andere neue Technologien kombiniert mit der Konsumentenorientierung im B2B-Geschäft aus, um ein überzeugendes Bild der Zukunft zu zeichnen - eine Zukunft, in der es keine Rechnungen, jedoch fliegende Autos gibt? Falls Sie sich noch nicht sofort von den traditionellen Rechnungen verabschieden möchten, können Sie meines Erachtens noch ein paar weitere Jahre ganz entspannt bleiben. Aber die ersten Trends zeichnen sich bereits deutlich ab. Die Technik schreitet unglaublich schnell voran. In der Realität kann es so aussehen, dass Rechnungsfreiheit nicht länger eine Frage des „ob“, sondern vielmehr des „wann“ ist.

Zu diesem Thema gibt es noch so viel mehr zu sagen und eigentlich wollte ich an dieser Stelle noch auf die Eigenfakturierung zu sprechen kommen. Aber da der Beitrag bereits so lang geworden ist, werde ich mir das vielleicht besser für das nächste Mal aufheben. Geben Sie mir ein paar Wochen Zeit, danach führen wir unser Gespräch fort.

 

 

Rowan Lemley on catalog content management

Rowan Lemley


Rowan Lemley arbeitet seit mehr als 10 Jahren im P2P-Bereich und hat in dieser Zeit umfassende Erfahrungen gesammelt – u.a. bei der von ihm gesteuerten Markteinführung verschiedener Lösungen wie Automatisierungen im Kreditorenbereich, B2B-Netzwerke, Finanzdienstleistungen, E-Procurement- und Product Information Management-Konzepte.