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März 26 , 2018

Warum haben wir eine Matching Lösung zur automatischen Kontoauszugsverarbeitung entwickelt?

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Vor Kurzem hat OpusCapita eine neue Lösung zur automatischen Kontoauszugsverarbeitung eingeführt.

automatische Kontoauszugsverarbeitung

Des Weiteren möchten wir auch häufig gestellte Fragen beantworten. Daher haben wir uns mit den Leuten, die oftmals hinter den Kulissen bleiben, getroffen um die Geschichte des Produkts zu hören. Lesen Sie unser Inteview mit Katri Kosonen, der Product Managerin der Matching-Lösung, und Jouni Kirjola, der als Senior Solution Consultant tätig ist.

Katri Kosonen on Automatic Account ReconciliationJouni Kirjola on Automatic Account Reconciliation

Was versteht man unter Matching?

Katri: Matching ist das neue Tool von OpusCapita zur automatischen Kontoauszugsverarbeitung. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihren Zahlungseingangsverarbeitungsprozess zu automatisieren oder, anders gesagt, eingehende Tansaktionen den richtigen Kunden und Kundenrechnungen zuzuweisen.

Warum haben wir eine Lösung zur automatischen Kontoauszugsverarbeitung eingeführt?

Katri: In der Regel ist die Auszifferung von Kontoauszügen ein hochgradig manueller Prozess. Er nimmt viel Zeit von den Mitarbeitern in Shared Service Centern und in der Debitorenbuchhaltung in Anspruch. Wir wollten Unternehmen eine Möglichkeit bieten, ihre Finanzprozesse durch eine automatische Kontoauszugsverarbeitung effizienter zu gestalten.

Jouni: Die Ineffizienz im Auszifferungsprozess sorgt für Verzögerungen in der Kontoauszugsverarbeitung, was wiederum bedeutet, dass innerhalb der Unternehmen jede Menge liquide Mittel ungenutzt bleiben. Es ist ganz einfach: Eine schnellere Zuordnung sorgt dafür, dass Gelder schneller verfügbar sind und dadurch effizienter genutzt werden können. Je höher die Summe an nicht zugeordneten Einnahmen ist, desto schwerer wird es zu erkennen, welche Forderungen tatsächlich überfällig sind und welche bereits von den Kunden beglichen, jedoch noch nicht zugeordnet, sind. Durch eine effizientere Kontoauszugsverarbeitung bleibt es einem Unternehmen erspart, unnötige Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu versenden.

Das heißt, alles in allem können wir Unternehmen mit dieser neuen Lösung beträchtliche Vorteile bringen. Und für OpusCapita ist das außerdem ein ganz natürlicher Schritt in der Weiterentwicklung unserer Cash-Management-Lösungen. OpusCapita Matching bietet Vorteile sowohl für unsere Bestandskunden, die bereits andere Produkte aus unserem Cash-Management-Bereich nutzen, als auch für neue Kunden, die ihre Auszifferungsprozesse effizienter gestalten möchten. Im Rahmen unserer Cash Forecasting Lösung verarbeiten wir bereits Kontoauszugsinformationen und offene Forderungen. Die OpusCapita Matching Lösung erlaubt uns nun, die Prozesse für unsere Kunden effizienter zu gestalten und zu optimieren. Der erste Schritt besteht darin, die Auszifferung von Kontoauszügen zu automatisieren und schon bald werden wir dies auch auf die automatische Buchung der Transaktionen ausdehnen.

Was ist das Besondere an der Matching Lösung von OpusCapita?

Katri: Das Problem bei traditionellen regelbasierten Systemen besteht darin, dass noch immer sehr viele manuelle Schritte nötig sind, um die Zahlungen tatsächlich den jeweiligen Rechnungen zuzuordnen. Das liegt daran, dass die zur Kontoauszugsverarbeitung benötigten Daten in mehreren verschiedenen Systemen bereit gestellt werden und die verschiedenen Formate der Zahlungsdokumente ganz unterschiedliche Anforderungen an den Abgleichsprozess stellen. Mit unserer Lösung zur automatischen Kontoauszugsverarbeitung lassen sich diese Herausforderungen meistern.

Jouni: Genau. Wir können Daten aus Drittquellen einbringen und so den Anteil an Zahlungen erhöhen, die automatisch abgeglichen werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um Daten aus Kundendatenbanken oder Zahlungsanweisungen, die der für den Abgleich verantwortliche Mitarbeiter andernfalls manuell prüfen müsste. Ein weiterer Vorteil liegt im regelbasierten Datenabgleich. Also selbst wenn eine Transaktion nicht automatisch abgeglichen werden kann, liefert das System dem Nutzer Vorschläge und unterstützt die manuellen Schritte zur Bearbeitung von Ausnahmen.

Was ist das Besondere an OpusCapita Matching?

Katri: Die Tatsache, dass es sich beim Matching um eine optimale Lösung für ein äußerst konkretes Kundenbedürfnis handelt. Es hilft, wesentliche Engpässe zu meistern und spart sowohl Zeit als auch Aufwand bei der Zahlungseingangsverarbeitung eines Unternehmens. In der Praxis heißt das: Eine Aufgabe, die früher vielleicht mehrere Tage in Anspruch genommen hat, kann nun innerhalb weniger Stunden erledigt werden. Es ist toll zu beobachten, was für einen bedeutenden Unterschied ein einzelnes Feature für den Kunden machen kann. Zum Beispiel unterstützt unsere Matching-Lösung auch nicht-lateinische Schriftzeichen wie Chinesisch oder Arabisch, sodass sie in einer wirklich globalen Betriebsumgebung mit allen Sprachen eingesetzt werden kann.

Gibt es einen besonderen Moment in der Entwicklung der Lösung, der Ihnen im Gedächtnis geblieben ist?

Jouni:Wir haben die Matching-Lösung gemeinsam mit einigen unserer Kunden entwickelt, sowohl mit global agierenden Unternehmen im B2B-Bereich als auch mit B2C-Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen. Es war fantastisch, Teil der engen und aktiven Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen und unserer Produktentwicklung zu sein.

Katri: Eines der spannendsten Dinge war die Feststellung, dass es von Seiten der Nutzer in der Debitorenbuchhaltungen und den SSCs dieser Unternehmen keinerlei Widerstand gegen die Veränderung gab – ganz im Gegenteil, sie haben eifrig an der Automatisierung ihrer Prozesse gearbeitet. Natürlich wird die Lösung ihre Arbeitsweise verändern, aber sie betrachten dies als Chance, die Qualität ihrer Arbeit zu steigern, langwierige Routineaufgaben loszuwerden und sich stärker auf wertschöpfende Arbeiten konzentrieren zu können.