April 24 , 2018

E-Invoicing als Türöffner für digitales Source-to-Pay und Supply Chains

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Industrie 4.0 verändert und vernetzt Maschinen, Menschen und Märkte. Nachdem die Produktion inzwischen häufig einen hohen Grad von Vernetzung und Automatisierung erreicht hat, müssen sich die Unternehmen auch immer effektiver den Geschäftsprozessen zuwenden, um schlummernde Optimierungspotenziale zu heben.

4 reasons to engage in e-invoicing now

1. Digitalisierung des Rechnungswesens

Zuerst die schlechte Nachricht: die digitale Transformation des Rechnungswesens ist leider kein Selbstläufer. Sie erfordert eine enge Kooperation aller Beteiligten der verbundenen Supply-Chain-Abläufe. Finanzbuchhaltung, Einkauf, IT-Abteilung, Lieferanten müssen an einem Strang ziehen. Und allen Beteiligten sollte von vornherein klar sein, auf welche Weise sie von der Veränderung profitieren und wie sie durch aktives Mitwirken ihren größtmöglichen Nutzen aus der Transformation ziehen können.

Die gute Nachricht ist: es geht Schritt für Schritt und effizient – ohne auf einen Schlag sämtliche Prozesse und Infrastruktur in einem Unternehmen umzukrempeln oder über den Haufen zu werfen (lesen Sie dazu mehr in unserem E-Book). Und bereits von Anfang an zeigen sich sehr schnell die positiven Effekte von Effizienz und Kosteneinsparung. Ein klarer Kandidat für den Start Ihrer digitalen Transformation: setzen Sie auf E-Invoicing. Aber dann auch richtig! Strukturierte Daten können in Verbindung mit E-Invoicing von Beginn an die Basis für Optimierungseffekte der ganzen digitalen Supply Chain bilden: von der Beschaffung über Vergabe, Lieferung/Wareneingang, Rechnungseingang bis zur Zahlung – echtes Source-to-Pay!

2. E-Invoicing als Prozess-Booster der Digitalisierung

Viele Unternehmen nutzen die Einführung von E-Invoicing als willkommenen Startschuss für die Digitalisierung ihrer Finanzprozesse. Und die neue Rechtslage zur elektronischen Rechnungslegung kommt in großen Schritten näher und es herrscht immer noch Nachholbedarf. Umso wichtiger ist es, mit der konsequenten Einführung von E-Invoicing von Anfang an genau die strukturierten Daten zu erzeugen, die sie für eine effiziente Abarbeitung Ihrer Prozesskette der Supply Chain brauchen. Diese strukturierten Daten ermöglichen eine integrative und ganzheitliche Verknüpfung mit den weiteren, meist vorgelagerten Prozessschritten – von der ersten Bedarfsmeldung bis hin zum Abschluss des gesamten Supply Chain-Prozesses. Reduzieren Sie deutlich störanfällige manuelle Workflows, unnötige Kosten durch Medienbrüche und langwierige Abstimmungsprozesse! Mit der Einführung von E-Invoicing können Sie die latenten Kosten der Supply Chain eliminieren und Prozesse straffen. Dank immer verlässlicherer Standards stellt die Einführung mittlerweile keine Hürde mehr dar und ein ROI ist kurzfristig nach Implementierung erzielbar. E-Invoicing ist ein echter Prozess-Booster!

3. Weitblick statt Insellösung

“Never change a running system”?! Viele Unternehmen scheuen IT-Veränderungen, da sie glauben, Sie müssten mit einem „Big Bang“ alle Altsysteme auf einmal ablösen. Ich kann Sie beruhigen. Man kann das große Ziel der effizienten Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse in kleinen, realistischen Schritten angehen und trotzdem schnell Automatisierungsvorteile erzielen. Und hierfür ist E-Invoicing der ideale Einstieg. Dabei sollten Sie smart und schrittweise vorgehen und alle relevanten Stakeholder an den Tisch holen. Und die Gelegenheit beim Schopfe packen, um Ihre Insellösungen in die Wüste zu schicken. So gut die einzelnen „Software-Oasen“ funktionieren mögen, jetzt ist Weitblick gefragt und bei jedem Digitalisierungs-Schritt sollten die Verantwortlichen gleich mit ganzheitlichem Blick auf die gesamte Source-to-Pay Prozesskette – von der Beschaffung bis zur Bezahlung – an einen Tisch geholt werden. Nutzen Sie E-Invoicing als Türöffner zur Ihrer nachhaltigen digitalen Transformation mit Weitblick.

Ausblick

Ein digitalisierter Rechnungsverkehr als einer der ersten Schritte auf Ihrer Reise der digitalen Transformation wird Ihnen eine optimierte Source-to-Pay-Prozesskette und ein modernes Cash Management ermöglichen und ebnet auch den Weg für effizientes Working Capital Management. Sie werden erstaunt sein, wie gern plötzlich CFO, Treasurer, CIO und CPO zusammen intern enger kooperieren und ihr Silodenken aufgeben, um ihre gemeinsamen Ziele wie bessere Steuerung, Kontrolle, Compliance und Kostenreduzierung zu erreichen!

Als Industrie 4.0 in der Produktion begonnen, darf die Digitale Transformation in Unternehmen nicht an den Bürotüren halt machen. Mit ganzheitlichem Blick implementiert, kann E-Invoicing der Türöffner zu umfassenden Automatisierungs-Vorteilen im gesamten Source-to-Pay-Prozess sein. Gelingt zudem die Integration der Partner und Lieferanten in diese digitale Kette, entstehen Netzwerke, die immer agiler für die Anforderungen der Zukunft werden.

Change your running system! Und keine Sorge. Machen Sie es clever. Schritt für Schritt. Und mit Weitblick und Synergie.

 

Thomas Rohn OpusCapita

Thomas Rohn
Thomas ist Finanzexperte und aktuell Partner Manager für die DACH-Region bei OpusCapita. Er hat die Bereiche Rechnungswesen und Controlling in all ihren Facetten kennengelernt und viele Jahre in Führungspositionen gearbeitet. Er bringt umfassende Expertise und Beratungskompetenz für den gesamten kaufmännischen Prozess, speziell zu den gesetzlichen EU-Regeln mit und ist im Feld der organisierten Verbände und Dienstleister exzellent vernetzt. Er ist offizieller Fachexperte des Verbandes elektronische Rechnung (VeR) und Mitglied im Verband Deutscher Treasurer (VdT).