März 18 , 2018

Die Mehrwertsteuer-Kontrolle in Echtzeit ist in Europa angekommen und wird die elektronische Rechnungsstellung grundlegend verändern

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Vor einer Weile hat die italienische Regierung die Entscheidung getroffen, die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen verpflichtend zu machen. Dies soll dazu führen, dass eine genauere Mehrwertsteuer-Kontrolle vorgenommen werden kann. Diese Regelung betrifft sowohl den B2B- als auch den B2C-Geschäftsverkehr. Nun mag Italien auf den ersten Blick nicht ein Land sein, dessen Regelungen Sie betrifft. Nichtsdestoweniger sollte die Entwicklung in Italien nicht außer Acht gelassen werden. Die Entwicklungen in Italien deuten nämlich auf einen Trend hin, der das Potential hat, die Spielregeln in ganz Europa zu verändern.

Mehrwertsteuer-Kontrolle in Echtzeit

Italien wird das erste Land innerhalb Europas sein, in dem die Mehrwertsteuer-Berichterstattung in Echtzeit erfolgen bzw. in dem das sogenannte Clearance-Modell eingeführt wird. Damit verlieren Papierrechnungen ihre Gültigkeit und alle Rechnungen müssen im elektronischen Format im italienischen FatturaPA-Standard über eine von der Regierung verwaltete SdI-Plattform (Sistema di Interscambio) übermittelt werden. Diese Regelungen sollen schrittweise schon dieses Jahr in Kraft treten. So müssen zum Beispiel schon im Juli 2018 alle Unternehmen, die Kraftstoff verkaufen oder ein Subunternehmer für Lieferanten in der öffentlichen Auftragsvergabe sind, die neuen Anforderungen erfüllen. Ab dem 1. Januar 2019 wird die elektronische Rechnungsstellung dann für alle Unternehmen verpflichtend.  Allerdings gibt es zum jetzigen Zeitpunk noch viele offene Fragen. Ferner ist auch noch nicht vollends geklärt, wie diese neue Regulung letztendlich in der Praxis umgesetzt werden soll.

Vom Post-Audit Modell zur Mehrwertsteuer-Kontrolle in Echtzeit

Bis jetzt war in Europa die nachträgliche Prüfung, post-audit, bei der Steuerprüfung gang und gäbe. Das Post-Audit-Modell ermöglicht den flexiblen Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, solange die Vollständigkeit und Echtheit der Rechnungsinformationen sichergestellt ist. Und die Mehrwertsteuer-Kontrolle wird stichprobenartig, innerhalb eines bestimmten Zeitfensters nach der Transaktion, durchgeführt. Der rückblickende Charakter dieses Prozesse hat dazu geführt, dass sich die behördlichen Vorschriften für elektronische Rechnungen vor allem auf den Inhalt der Rechnung und die Art der Archivierung beziehen.

Im Clearance-Modell werden die Steuerbehörden zu einem früheren Zeitpunkt in den Rechnungsstellungsprozess einbezogen. In diesem Zusammenhang wird gefordert, dass jede Rechnung vor oder während der Rechnungsübermittlung erfasst und geprüft wird. Deshalb muss die Regierung nicht nur den Inhalt der Rechnungen regulieren, sondern auch die Art und Weise, wie diese Rechnungen übermittelt werden. Genau dafür hat die italienische Regierung die Mehrwertsteuer-Kontrolle in Echtzeit eingeführt.

Mehrwertsteuer-Verluste von über hundert Milliarden Euro

Der Trend zur Rechnungsprüfung in Echtzeit oder Beinahe-Echtzeit hat in den letzten zehn Jahren weltweit an Fahrt aufgenommen. Lateinamerikanische Staaten wie Brasilien, Chile und Mexiko waren in dieser Hinsicht Pioniere und führten als erste die elektronische Rechnungsstellung sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich ein. Ähnliche Clearance-Modelle wurden auch in Russland und in Teilen von Asien implementiert. Ich bin mir sicher, dass Italien nicht das einzige Land in Europa sein wird, in dem das Clearance-Modell Einzug halten wird.

 

Der Compliance-Experte Trustweaver geht davon aus, dass bis zum Jahr 2025 ein Großteil der weltweiten Unternehmen eine Art von Clearance-Modell nutzen werden, um die Rechnungsstellung zu regulieren und eine strengere Mehrwertsteuer-Kontrolle durchführen zu können. Die Entwicklungen in Italien ebnen in der Europäischen Union nun den Weg hierfür.

 

Das Interesse für das Clearance-Modell und die damit verbundene elektronische Rechnungsstellung beruht darauf, dass es für einen funktionierenden Staat wichtig ist, Mehrwertsteuer-Verluste möglichst gering zu halten. In der Realität ist es nämlich so, dass oftmals eine gewaltige Differenz zwischen dem fälligen Mehrwertsteuer-Betrag und dem, was tatsächlich eingenommenen wird, besteht. Diese Differenz entsteht durch Betrug und Missbrauch und daraus resultierenden Mehrwertsteuer-Einnahmen, die um die 20-30 Prozent geringer ausfallen, als sie tatsächlich sollten.

Dies kann pro Jahr zu Verlusten in Höhe von bis zu einer halben Billion Euro führen. Europaweit belaufen sich die Mehrwertsteuer-Verluste auf 150 bis 200 Milliarden Euro. (Quelle: „Tax-Compliant Global Electronic Invoice Lifecycle Management“, Whitepaper von Trustweaver, November 2017.) Kein Wunder also, dass das Interesse an einer MwSt-Berichterstattung und -prüfung in Echtzeit zunimmt.

Sind höhere technische Anforderungen zu erwarten?

Zunächst einmal wird die Akzeptanz der elektronischen Rechnungsstellung definitiv mit der weiteren Verbreitung des Clearance-Modells steigen. Diese Entwicklung untergräbt keinesfalls die seit einigen Jahren vollzogene Standardisierung auf europäischer Ebene. Ich gehe davon aus, dass die gemeinsame europäische Norm, die im Jahr 2019 für den Business-to-Government-Geschäftsverkehr zur Pflicht wird, in zukünftigen europäischen Clearance-Plattformen eines der akzeptierten Formate sein wird, auch wenn Italien momentan plant, den eigenen nationalen Standard weiterhin zu nutzen.

Das Clearance-Modell hat automatisch höhere technische Anforderungen für Unternehmen zur Folge. Leider war es bisher so, dass jede Regierung das Thema Clearance mit ihrem jeweils eigenen System angegangen ist. Auf nationaler Ebene funktioniert das auch. Ein klar definiertes Clearance-Modell vereinfacht hier die Rechnungsstellung und alle Unternehmen müssen in nur eine Infrastruktur integriert werden. Wenn sich die geschäftlichen Transaktionen aber über die Grenzen erstrecken, sehen sich Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen konfrontiert, sodass die Komplexität im internationalen Kontext zunehmen wird. Ich hoffe aufrichtig, dass die europäischen Länder (im Gegensatz zu den lateinamerikanischen Staaten) in der Lage sein werden, die Nutzung des Clearance-Modells sowie die Implementierung der Echtzeit-Mehrwertsteuerprüfung zu standardisieren, und zwar in ähnlicher Weise, wie sie dies bereits bei der Anpassung der Kernbestandteile elektronischer Rechnungen an einen gemeinsamen europäischen Standard geschafft haben.

Neue Prioritäten für Unternehmen

Mit diesem globalen Trend wird das Thema Compliance ganz oben auf die To-Do-Liste der Unternehmen in Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung gesetzt. Bis jetzt richteten viele Firmen ihre Aufmerksamkeit zunächst einmal auf die Digitalisierung ihrer eigenen Order-to-Cash- sowie Purchase-to-Pay-Prozesse. Dieser Fokus auf der Digitalisierung und den daraus folgenden Prozesseffizienzen sowie Kosteneinsparungen wird sich natürlich fortsetzen, aber die Unternehmen müssen in Zukunft verstärkt darauf achten, dass sie bei der elektronischen Rechnungsstellung auch internationalen Anforderungen gerecht werden.

Thomas Rohn

Thomas Rohn
Thomas Rohn ist Finanzexperte und aktuell Sales Manager für die DACH-Region bei OpusCapita. Er hat die Bereiche Rechnungswesen und Controlling in all ihren Facetten kennengelernt und alle Positionen vom Sachbearbeiter bis hin zum Geschäftsführer durchlaufen. Er bringt Beratungskompetenz zu XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL und den gesetzlichen Regeln für elektronische Buchführung und Datenzugriff (GoBD) mit, wirkt aktiv im deutschen „Der Mittelstandsverbund“ mit und ist im Feld der organisierten Verbände und Dienstleister exzellent vernetzt. Er ist ebenfalls Ansprechpartner und Mitglied im Verband Deutscher Treasurer (VdT).

Ahti Allikas

Ahti Allikas
Ahti Allikas ist seit 2000 in der E-Invoicing-Branche aktiv. Bei OpusCapita bekleidet er derzeit die Position des Head of Partners and Networks und ist für die Weiterentwicklung des E-Invoicing-Ökosystems verantwortlich. Er sitzt im Leitungsgremium des EESPA-Verbands (European E-invoicing Service Providers Association), vertritt OpusCapita in einem weiteren Verband, der OpenPEPPOL Association, und hat sich vor kurzem auch dem European Multi-Stakeholder Forum on E-Invoicing (EMSFEI) angeschlossen.