Februar 13 , 2018

Die Herausforderungen im internationalen E-Invoicing

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Unterhält Ihr Unternehmen seinen Geschäftsbetrieb in Finnland, Schweden, Norwegen oder Dänemark und arbeitet ausschließlich mit lokalen Partnern und Kunden, so stehen Sie – was die elektronische Rechnungsstellung anbelangt – auf der Sonnenseite. Die nordischen Länder gelten schon seit Jahren als Vorreiter im E-Invoicing und können bei der Erschaffung einfacher und effektiver E-Invoicing-Umgebungen global gesehen einen Vorsprung für sich verbuchen.

cross-border e-invoicing

Sobald Sie jedoch mit Lieferanten in mehreren Ländern arbeiten oder Ihr Geschäftsbetrieb über Landesgrenzen hinausgeht ist es mit den gewohnten einfachen Abläufen schnell vorbei. Plötzlich müssen Sie sich mit örtlich unterschiedlichen Rechtsvorschriften und Regularien vertraut machen (zum Beispiel den Rechnungsvorgaben lokaler Steuerbehörden oder den verschiedenen Anforderungen hinsichtlich der Pflichtangaben in Rechnungen und den jeweiligen Archivierungsvorschriften). Zudem müssen Sie sich mit den vorwiegend technischen Aspekten der elektronischen Rechnungsstellung (den unterschiedlichen Rechnungsformaten und Invoicing-Infrastrukturen) beschäftigen.

Das vor diesem Hintergrund E-Invoicing weit davon entfernt ist reibungs- und mühelos zu funktionieren, ist internationalen Unternehmen schmerzlich bewusst. Die Herausforderungen im internationalen E-Invoicing lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Die Herausforderungen im internationalen E-Invoicing.

Die Herausforderungen im internationalen E-Invoicing.

Aber auch außerhalb der nordischen Länder finden sich erfolgreiche Wegbereiter. In Lateinamerika beispielsweise hat sich in einigen Ländern die elektronische Durchdringung der Rechnungsverfahren im B2B-Bereich unlängst in raschem Tempo auf 90 % erhöht. Als Grund dafür kann der Kampf gegen die Schattenwirtschaft angeführt werden: acht lateinamerikanische Länder haben nunmehr Prozesse und Mechanismen eingeführt um sicherzustellen, dass sämtliche B2B-Rechnungen durch die staatliche Steuerbehörde authentifiziert werden DIeses Verfahren ermöglicht es  Echtzeit-Umsatzsteuermeldungen zu erstellen.

Da dies nur mit Hilfe elektronischer Rechnungsstellungsprozesse erreicht werden kann, ist die entsprechende Verfahrensweise mittlerweile für fast alle Unternehmen verpflichtend geworden. Ein ähnlicher Ansatz findet derzeit auch in Südeuropa und Russland immer stärkere Verbreitung. Die staatlich vorangetriebene und auf einer Vielzahl von Rechtsvorschriften beruhende Entwicklung hat auch weiterhin eine große Anzahl nebeneinander existierender E-Invoicing-Modelle zur Folge.

E-Invoicing legt stark zu

Ungeachtet der komplexen Gegebenheiten der globalen Buyer-Supplier-Connectivity legt E-Invoicing weltweit weiterhin stark zu. In den letzten Jahren lag das prozentuale Wachstum bei bis zu 30 % und dieses Tempo wird mutmaßlich beibehalten, wenn nicht noch weiter gesteigert werden, sobald wichtige Märkte wie Deutschland, die Vereinigten Staaten und China bei der Rechnungsdigitalisierung aufholen.

Auf Ebene der Unternehmen sollte der erste Schritt zur Bewältigung der Herausforderungen im internationalen E-Invoicing stets darin bestehen, sich um die Harmonisierung interner Rechnungsstellungsprozesse und das Loslösen von lokalen Varianten sowohl bei den Eingangs- als auch den Ausgangsrechnungen zu kümmern.

Eine Zentralisierung der Finanzprozesse in sog. Shared Service Centers (SSC) hat sich hier für viele multinationale Unternehmen als eine probate Lösung erwiesen, die die Ausnutzung von Skaleneffekten sowie mehr Kontrolle und Transparenz durch harmonisierte Prozesse ermöglicht. Unabhängig davon, ob die Abwicklung der Finanzprozesse an einen externen Dienstleister ausgelagert wurde oder das SSC intern betrieben wird, liegt der Hauptgrund für eine Zentralisierung nach wie vor in den üblicherweise durch geringere Arbeitskosten und standardisierte Kreditoren- und Debitorenprozesse erzielten Kosteneinsparungen.

Schlüsselfaktor bei der Optimierung von SSC

Nun ist allerdings erst die Hälfte des Weges hin zu bestmöglichen Abläufen beschritten – höchste Zeit, sich mit einer weiter optimierten Kosten- und Prozesseffizienz durch die Abschaffung papiergestützter und Nutzung elektronischer Prozesse in Shared Service Centern zu beschäftigen. Sowohl im Purchase-to-Pay- als auch im Order-to-Cash-Prozess stellen Rechnungen zentrale Elemente dar. Dies lässt dem E-Invoicing eine äußerst wichtige Rolle einer die Voraussetzungen für eine Optimierung und Automatisierung der Abläufe innerhalb einer zentralisierten Struktur schaffenden Technologie zukommen.

Langfristig gesehen ist die Umstellung auf E-Invoicing-Prozesse für die Aufrechterhaltung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit in einem globalen Markt überlebenswichtig.

Die Einführung von E-Invoicing kann auch eine Möglichkeit darstellen, die im Laufe der Zeit in den SSC etablierten und mitunter unterschiedlichen Systeme und getrennten Prozesse zu vereinheitlichen. Das für die Zukunft angestrebte, letztendliche Ziel, sollte in berührungslosen und vollständig automatisierten Abläufen bestehen. Für die SSC würde dies weniger Mitarbeiterkapazitäten für die manuelle Rechnungsbearbeitung und mehr Personal für wirklich wertschöpfende Arbeiten  bedeuten. Dank E-Invoicing können Unternehmen schon damit beginnen sich die Vorteile echter digitaler Finanzprozesse zu eigen zu machen.

Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen und sachkundigen E-Invoicing-Dienstleister hilft in jedem Fall bei der Überwindung von Problemen mit Compliance-Anforderungen und den komplexen internationalen Sachverhalten. Die Erfüllung unterschiedlicher lokaler Anforderungen und etwa die Formatumwandlungen gestalten sich einfacher mit einem Partner der sich den Herausforderungen im internationalen e-Invoicing bereits erfolgreich gestellt hat.

 

Heikki Pulli OpusCapita

Heikki Pulli
Head of B2B Integration, OpusCapita.


Heikki Pulli ist seit fünfzehn Jahren im kundenorientierten Business Development und vor allem den Bereichen elektronisches Supply Chain Management, E-Invoicing sowie Integrations- und Datenmanagementlösungen tätig. Er kümmert sich um die weltweiten B2B-Integrationslösungen von OpusCapita und bringt Kunden und sonstigen Akteuren digitale Business Networks näher.

 

Thomas Rohn

Thomas Rohn
Partner Manager, OpusCapita.


Thomas ist Finanzexperte und aktuell Partner Manager für die DACH-Region bei OpusCapita. Er hat die Bereiche Rechnungswesen und Controlling in all ihren Facetten kennengelernt und viele Jahre in Führungspositionen gearbeitet. Er bringt umfassende Expertise und Beratungskompetenz für den gesamten kaufmännischen Prozess, speziell zu den gesetzlichen EU-Regeln mit und ist im Feld der organisierten Verbände und Dienstleister exzellent vernetzt. Er ist offizieller Fachexperte des Verbandes elektronische Rechnung (VeR) und Mitglied im Verband Deutscher Treasurer (VdT).