August 10 , 2018

Deutschland treibt die elektronische Rechnungsstellung in Europa voran

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Deutschland hat eine solide Roadmap für eine digitale Zukunft aufgestellt. Wie werden sich die Maßnahmen des öffentlichen Sektors auf den Fortschritt der elektronischen Rechnungsstellung Deutschland und in ganz Europa auswirken?

e-invoicing in Germany

Auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungen gibt es einiges an Bewegung. Ein richtungsweisender Impuls kommt nun aus Deutschland. Im April hat der IT-Planungsrat des Bundes den Beschluss gefasst, das PEPPOL eDelivery Network als Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch für die öffentliche Verwaltung einzuführen. Die Entscheidung ist Teil der nationalen Umsetzung der europäischen Richtlinie über die elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (Richtlinie 2014/55 / EU).

Deutschland ist bis dato nicht in einer Vorreiterrolle, wenn es um den elektronischen Rechnungsaustausch geht. Allerdings wurden in den letzten Jahren wichtige Schritte unternommen und ein Fahrplan für die elektronische und vor allem digitale Zukunft aufgestellt.  

Ab Ende November 2018 müssen alle Bundesbehörden in der Lage sein, E-Rechnungen entgegennehmen zu können.

Ab Ende November 2019 müssen alle nachgeordneten Institutionen auf Bundesebene in der Lage sein, E-Rechnungen entgegennehmen zu können.

Ab April 2020 müssen die Bundesländer in der Lage sein, E-Rechnungen entgegennehmen zu können.

Ab November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend.  Alle Lieferanten des öffentlichen Sektors werden ihre Rechnungen ab einem Wert von  1.000 EUR elektronisch versenden müssen.

Wichtiger Schritt zur Digitalisierung im deutschen Business-to-Government (B2G) -Handel ist das Planspiel des Bundesministeriums der Finanzen und des Innenministeriums, welches im Juli gestartet wurde. Hier geht es um die anwendungsorientierte Erprobung und Entwicklung der bisherigen Möglichkeiten mit mehreren E-Invoicing-Dienstleistern (unter anderem OpusCapita).  Das Ziel ist es, Lieferanten eine sichere und einfache Möglichkeit zu bieten, digitale Rechnungen ( z.B die XRechnung) an die Behörden zu übermitteln.

Das Zuckerbrot ist effektiver als die Peitsche

Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Handel verpflichtend einzuführen ist selbstverständlich ein Weg, um die Zahl der elektronischen Rechnungen schlagartig zu erhöhen. Die Pioniere der elektronischen Rechnungsstellung in den nordischen Ländern z.B.  Schweden, Finnland und Dänemark, haben jedoch gezeigt, dass die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Handel schnell auf den Business-to-Business (B2B) Handel durchschlägt. Dies gilt auch, wenn die elektronische Rechnungsstellung für den privaten Sektor nicht verpflichtend vorgeschrieben ist (im Gegensatz zu vielen Lateinamerikanischen Ländern aufgrund des dortigen Steuersystems).

Ich gehe daher davon aus, dass die jetzt in Deutschland ergriffenen Maßnahmen deutliche Auswirkungen auf die Verbreitung von E-Rechnungen im Land haben werden. Vor allem wenn man bedenkt, dass etwa 70% der deutschen Unternehmen mit staatlichen Institutionen Geschäfte tätigen.

Derzeit ist in besteht der Großteil der elektronisch versendeten Rechnungen in Deutschland, ähnlich wie in vielen anderen Ländern, aus einer E-Mail mit angehängtem PDF (siehe zum Beispiel den neuesten Billentis-Bericht zur elektronischen Rechnungsstellung). Diese PDF Rechnungen bringen allerdings in den wenigsten Fällen strukturierten (also maschinell verwertbare) Daten mit. Somit ist der Mehrwert für eine Prozessoptimierung eher gering und eine Automatisierung ohne den Zwischenschritt der Datenextraktion auf herkömmlichen Wege (OCR) nicht möglich. Schätzungen zufolge wird  der Wechsel von papier basierten hin zur elektronischen und automatisierten Rechnungsstellung die Kosten von bislang 30-50 Euro auf einen ca. Euro senken. Genauso lässt sich auch auf der anderen Seite, durch das Versenden elektronischer Rechnungen viel Zeit und Geld sparen.

Ich glaube, dass die unbestreitbaren Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung - optimierte und schnellere Geschäftsprozesse, verbesserte Lieferketten und Käufer-Lieferanten-Beziehungen, erhebliche Kosteneinsparungen und mehr Transparenz und Compliance - eine große Rolle spielen werden, um die Akzeptanz von E-Rechnung aus zu bauen. Ein Sprungbrett ist dabei, dass der öffentliche Sektor dieses Thema voran treibt.

Es geht bei der Digitalisierung nicht nur um Technologie

Trotz der unterschiedlichen E-Rechnungs-Initiativen in Europa und der neuen Vorschriften gilt es zu bedenken, dass es bei einer erfolgreichen Digitalisierung nicht nur um Technologien und Techniken geht. Der Schritt zur E-Rechnung bedarf eines gründlichen Umdenkens und eines Infragestellens der internen Geschäftsprozesse und somit eines (vor allem behutsames) Changemanagements, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder einbezogen werden.  

Wir bei OpusCapita verfügen über jahrzehntelange Erfahrung, Unternehmen beim Wandel von ineffizienten und kostspieligen manuellen Prozessen zu effizienten und optimierten Prozessen zu begleiten und partnerschaftlich zu unterstützen. Meist ist die Digitalisierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen der Auftakt für die Schaffung durchgängig digitaler Prozesse. Wir beobachten die Marktveränderungen in Europa und der Welt, um Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation weiterhin zu unterstützen und ihnen zu helfen, effizient im globalen Handel zu agieren. Indem wir gemeinsam mit unseren Kunden eine digitale Roadmap entwickeln, schließen wir alle Geschäftspartner unabhängig von Größe und Branche (Supplier, Kunden, Banken, Zoll, Steuerbehörden) partnerschaftlich ein, um einen echten elektronischen Datenaustausch zu gewährleisten, der allen einen Mehrwert bietet.

Wie viele Rechnungen erhalten Sie von Ihren Lieferanten? Wie viele Rechnungen versenden Sie an Kunden? Wie viele Personen bearbeiten diese Rechnungen? Wie viel kostet es, diese Rechnungen zu archivieren? Wie häufig sind Fehler und Verzögerungen in diesem Prozess? Dies sind einige der grundlegenden Fragen die Sie sich stellen sollten. Jetzt ist  ein guter Zeitpunkt um nicht nur Fragen zu stellen, sondern auch Antworten zu suchen, denn ganz Europa bewegt sich auf elektronische Prozesse zu.

  

Hanno Detlefsen on e-invoicing

Hanno Detlefsen


Hanno Detlefsen ist seit Beginn des Jahres bei Opus Capita für den Bereich der elektronischen Vernetzung von Geschäftsbeziehungen, insbesondere dem elektronischen Rechnungsversand und -empfang zuständig. Er kennt aus eigener Erfahrung die Herausforderungen der Digitalisierung, sowohl beim Mittelstand, also auch im Konzern.

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