März 05 , 2018

3 Gründe, warum Ihnen die Qualität der Produktdaten im Katalog für Ihre E-Procurement-Prozesse nicht egal sein sollte

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Für effektive E-Procurement-Prozesse müssen viele Komponenten reibungslos zusammenspielen. Was dabei keinesfalls außer Acht gelassen werden darf, ist die Qualität der Produktdaten im Katalog. Nicht vorhandene Produktinformationen, digitale Inhalte in mangelhafter Qualität, ungenaue oder fehlerhafte Daten etc. – all dies kann ggf. zu nicht vertragskonformen Ausgaben und/oder vermeidbaren Warenrücksendungen, Zusatzkosten bzw. einer allgemeinen Unzufriedenheit mit den Abläufen führen.

3 Gründe für die Bedeutung der Produktdatenqualität im Katalog

Grundsätzlich betrachtet wird sich an dieser Situation ohne einen entsprechenden Anreiz nichts ändern. Weiter oben wurden bereits drei Gründe angesprochen, warum Ihnen die Qualität der Produktdaten im Katalog für Ihre E-Procurement-Prozesse nicht egal sein sollte. Dies ist eine perfekte Überleitung zu drei wichtigen Leistungskennzahlen.

Warum ist die Katalogqualität wichtig für die Beschaffung?

Eine der wichtigsten Leistungskennzahlen für die Beschaffung  bezieht sich auf den Anteil der vertragskonformen Ausgaben. Hier gilt: Produktdaten sind nicht automatisch qualitativ hochwertig, nur weil die Bilder im Katalog gut aussehen. Für das Procurement-System ist die Datenqualität von entscheidender Bedeutung. Die Datenqualität kann in der Import- und Validierungsphase geprüft und verbessert werden. Nutzen Lieferanten ein System wie SSM von OpusCapita, um den Einkäufern ihren Katalog zu Verfügung zu stellen, müssen sich die Category Manager weniger Gedanken über die Datenqualität machen, und können den Lieferantenkonditionen mehr Zeit widmen. Gleichzeitig können Sie sich auf spezifisches Wissen in ihren Warengruppen aneignen, welches dann wiederum in Verhandlungen von Nutzen sein kann.  Darüber hinaus ist es leichter, den kommerziellen Nutzern die neuesten Produkte und Preisangaben zur Verfügung zu stellen. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass benötigte Artikel auch gefunden und nicht außerhalb vertraglich verhandelter Sortimente gesucht werden müssen.

...für Nutzer?

Apropos kommerzielle Nutzer, was benötigen diese und welche Leistungskennzahl kommt hier möglicherweise zum Tragen? Anwender verlassen sich an verschiedenen Stellen im Prozess auf die Datenqualität. Manche Dinge werden dabei einfach vorausgesetzt. Nehmen Sie etwa die Suchfunktion – jeder Beschaffungsprozess beginnt mit einer einfachen Suche. Wenn der Artikel nicht problemlos zu finden ist, ist bereits an dieser ersten Hürde Schluss. Glücklicherweise sind aber keine Leistungskennzahlen mit den Suchergebnissen verknüpft, also müssen wir uns weiter umsehen. Wie steht es eigentlich mit der Durchlaufzeit von der Anforderung zur Bestellung? Wie viel Zeit brauchen Sie als Nutzer, um einen Bedarf in eine tatsächliche Bestellung umzumünzen? Bei einer hohen Datenqualität kann Ihre Procurement-Abteilung bereits bestimmte Einkaufsvorgänge automatisieren.

...für die Finanzabteilung?

Sehen Sie sich dann die nachgelagerten Prozesse an, stellen Sie fest, dass die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen das Finanzwesen berührt. Die Mitarbeiter im Finanzwesen sind ein gut organisiertes Team und Automatisierungsprozesse für sie eine Herzensangelegenheit. Eine der von ihnen in dem Zusammenhang favorisierten Leistungskennzahlen bezieht sich auf die Abgleichquote (Matching) oder STP-Rate. Egal welche Bezeichnung hier gewählt wird – im Kern geht es um die Anforderung an das Rechnungsverarbeitungssystem, Eingangsrechnungen mit der ursprünglichen Bestellung abgleichen zu können (in den meisten Fällen einschließlich einer Validierung des Wareneingangs).

Inwiefern hilft dabei eine gute Qualität der Produktdaten im Katalog? Zunächst sorgt sie dafür, dass der Anteil der Katalogbeschaffung wächst und der Freitextbestellungen (deren Abgleichquote – da improvisierte Aktionen – viel geringer ist) sinkt. Zweitens kommt es bei Lieferanten mit einem unzureichenden Datenmanagement eher vor, dass sich die Bestellungen und Rechnungen auf unterschiedliche Maßeinheiten, ggf. unterschiedliche Produktbeschreibungen etc. beziehen – und was hieraus folgt, dürfte Ihnen klar sein. Im nachgelagerten Finanzprozess kann dann kein Abgleich stattfinden. Angesichts der Kosten für die Bearbeitung der betreffenden Rechnungen wechselt bei allen möglichen Kennzahlen die Ampel sofort auf Rot.

Insgesamt betrachtet sind nun einmal alle Prozesse miteinander verbunden. Eine gute Produktdatenqualität im Katalog, die Möglichkeit für Einkäufer, die Daten zu importieren und zu nutzen, elektronische Bestellungen und Rechnungsstellung, effiziente Finanzprozesse – all dies ist Teil der umfassenden digitalen Organisationsstrategie. Die Bereiche Source-to-Pay und E-Procurement ziehen also großen Nutzen aus einer hohen Qualität der Produktdaten im Katalog. Dabei empfiehlt sich eine ganzheitliche und nicht rein taktische Sichtweise auf die Prozesse.

 

Rowan Lemley - 3 Gründe für die Bedeutung der Produktdatenqualität im Katalog

Rowan Lemley


Rowan Lemley arbeitet seit mehr als 10 Jahren im P2P-Bereich und hat in dieser Zeit umfassende Erfahrungen gesammelt – u.a. bei der von ihm gesteuerten Markteinführung verschiedener Lösungen wie Automatisierungen im Kreditorenbereich, B2B-Netzwerke, Finanzdienstleistungen, E-Procurement- und Product Information Management-Konzepte.