November 23 , 2017

Wie lassen sich Kosten senken und dabei gleichzeitig die Produktivität steigern?

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(Ursprünglich veröffentlicht unter rydoo.com)

Viele Unternehmen tun sich schwer damit, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kostenminimierungen auf der einen Seite und Unternehmenswachstum auf der anderen Seite herzustellen. Während bei manchen diese Gleichung partout nicht aufgehen will, sehen andere darin eine spannende Aufgabe. Wir möchten die Herausforderung annehmen und verraten, wie sich geringere Kosten und mehr Produktivität sowie die Anpassung Ihres Unternehmens an die Bedürfnisse der digitalen Welt in Einklang bringen lassen.

 

Expense management

 

Im Hinblick auf Kosteneinsparungen lassen Unternehmen häufig etwas sehr Wichtiges in ihrem Tagesgeschäft außer Acht – die manuellen Tätigkeiten – und genau hier liegt der Knackpunkt. In den allermeisten Fällen übersteigen nämlich die Kosten manueller Aufgaben den erzielten Nutzen und verursachen den Unternehmen letztendlich hohe finanzielle Verluste. Allein in den USA geben Unternehmen jährlich 575 Mrd. US-Dollar für Verwaltungstätigkeiten aus. Daher kann einer Automatisierung von Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung nicht genug Bedeutung beigemessen werden, um Ausgaben zu reduzieren, die Effizienz zu erhöhen und die Einnahmen zu steigern. Spesen- und Reisekostenabrechnungen gehören zu solchen Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung. Nichtsdestoweniger setzen weltweit 63 % der Unternehmen hier nach wie vor auf papiergestützte und zeitaufwändige Verfahren.

Ob Vielreisender, Manager oder Buchhalter – ein langsamer, manueller und ineffizienter Spesen- und Reisekostenabrechnungsprozess kann äußerst frustrierend sein. 

In dieser Reihe von insgesamt vier Blogs soll aufgezeigt werden, warum ein manuelles Spesen- und Reisekostenmanagement für Unternehmen ein finanzielles Fass ohne Boden ist und wie hier durch Auswahl und Umsetzung einer geeigneten Spesen- und Reisekostenmanagement-Plattform Abhilfe geschaffen werden kann.

Wie viel Geld geht Ihrem Unternehmen verloren?

manual expense reporting

Bei herkömmlichen Spesen- und Reisekostenabrechnungen fallen viele Schritte und Übergabeprozesse an, die sich wiederholen und einen unverhältnismäßig hohen Aufwand mit sich bringen. Dazu kommt eine hohe Fehleranfälligkeitin etwa 10 % aller Abrechnungsschritte machen Menschen inkorrekte Angaben.

Das manuelle Ausfüllen von Spesen- und Reisekostenabrechnungen, Heften von Quittungen, Genehmigen von Papierbergen, Abgleichen von Ausgaben mit Kreditkartenauszügen etc. – all dies macht das Spesen- und Reisekostenmanagement zu einer mühseligen Aufgabe und führt zu unzufriedenen Mitarbeitern, die wertvolle Zeit mit lästigen Aufgaben vertrödeln. Eine weitere Begleiterscheinung des Prozesses ist die Intransparenz der tatsächlichen Ausgaben für das Finanzwesen, was wiederum Verstößen gegen die Regelkonformität in Unternehmen Tür und Tor öffnet. Die Kosten eines manuellen Spesen- und Reisekostenmanagements werden zwar selten genau berechnet, bergen aber ein enormes Einsparpotenzial. 

digital expense reporting

Neben dem Aufwand, der betrieben wird, sind auch 14 % aller Betrugsfälle durch Veruntreuung in Unternehmen auf den Bereich der Spesen- und Reisekostenerstattung zurückzuführen. Diesen Betrug verdanken 80 % der europäischen Unternehmen ihren papiergestützten Prozessen. In einigen Unternehmen werden zwar regelmäßig Zufallskontrollen durchgeführt, um solchen Betrug zu verhindern, allerdings sind diese menschlichen Kontrollen unzureichend und bieten keine hundertprozentige Sicherheit im Hinblick auf das Aufspüren von doppelten Abrechnungen und Verstößen gegen die Regelkonformität.

Wie würde also eine zuverlässigere und ganzheitliche Lösung aussehen?  

Clouded Thinking

Unternehmen, die bereits damit begonnen haben, eine einfache Spesen- und Reisekostenmanagement-Plattform für die Spesenabwicklung zu verwenden, haben zwar schon den Weg zu mehr Sicherheit eingeschlagen, arbeiten aber meistens noch mit halbautomatischen Prozessen und zahlreichen Übergabepunkten. Angaben zufolge stellen für 78 % der Befragten fehlende Unterlagen und falsche Informationen hier nach wie vor eine Herausforderung dar. Eine automatisierte und mobile cloudbasierte Spesen- und Reisekostenmanagement-Plattform würde zu mehr Effizienz führen und den Unternehmen dabei helfen, neue Prozesse umzusetzen, die eine Abwicklung und Berichterstattung in Echtzeit ermöglichen.

Automatisiert, mobil & cloudbasiert

Worin besteht nun der Unterschied zwischen einer einfachen Spesen- und Reisekostenmanagement-Plattform und einer automatisierten Cloud-Lösung? Eine automatisierte, cloudbasierte Plattform modernisiert die Prozesse in einer dem digitalen Zeitalter entsprechenden Weise und ermöglicht dabei ein mobiles Spesen- und Reisekostenmanagement mittels Fernadministration in Echtzeit. Indem manuelle Eingriffe eliminiert und Prozesse automatisiert werden, können Unternehmen die Anzahl der Übergaben und verlorener Belege reduzieren, Regelkonformitätsprüfungen automatisieren und Betrugsrisiken ausschalten. 

 

xpenditure an automated cloud solution

Automatisierte Plattformen mit mobilen Anwendungen und modernster Technologie machen aus der Spesen- und Reisekostenabrechnung ein Kinderspiel. Die Mitarbeiter scannen ihre Belege mit ihren Mobiltelefonen und alle maßgeblichen Daten werden dann über die Plattform mittels optischer Zeichenerkennung (OCR-Technologie) automatisch ausgelesen. Die Belege werden den richtigen Kostenstellen und dem Hauptbuch zugeordnet und stehen Managern und dem Finanzwesen in Echtzeit zur Überprüfung zur Verfügung. Spesen und Reisekosten können direkt nachdem sie von dem Mitarbeiter hochgeladen wurden unter Verwendung der mobilen oder internetbasierten Anwendungen genehmigt oder abgelehnt werden.

In Zahlen ausgedrückt könnte die Spesen- und Reisekostenautomatisierung zu einer 125-prozentigen Steigerung der Regelkonformität, einer 70-prozentigen Reduzierung der Bearbeitungskosten sowie zu engagierteren Mitarbeitern führen: Deloitte Belgien war durch die Einführung von Rydoo in der Lage, 2.500 abrechenbare Mannstunden pro Monat einzusparen.

Wissen ist Macht

Transparenz im Spesen- und Reisekostenmanagement ist zweifelsohne ein wichtiger Punkt für das Management und das Finanzwesen. Während mit den einfachen Spesen- und Reisekostenmanagement-Plattformen äußerst nützliche Informationen – die für die Prüfung und Erkennung von Betrugsaktivitäten dringend notwendig sind – nur schwer extrahiert werden können, sind automatisierte und digitale Spesen- und Reisekostenplattformen darauf ausgelegt, Muster zu erkennen und für Einblicke und Transparenz über die Ausgaben Ihres Unternehmens zu sorgen – mit nur wenigen Klicks. Berichte mit genauen Angaben über Ausgaben, die nicht mit der Unternehmenspolitik konform sind, den Ausgabengewohnheiten von Abteilungen und Nutzeranalysen lassen sich im Rahmen der Plattform im Handumdrehen erzeugen. Dank der ausgefeilten Analysen können Unternehmen dann auch sofort Maßnahmen ergreifen, um Verhalten zu korrigieren oder Budgets neu zu bewerten. 

Welche wichtigen Faktoren sind bei der Auswahl einer digitalen Spesen- und Reiskostenmanagement-Plattform zu beachten? Lassen Sie sich unseren zweiten Post in dieser Reihe nicht entgehen!