Dezember 01 , 2017

Prozessoptimierung mit Ihrer Spesen-und Reisekostenapp

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(Ursprünglich veröffentlicht auf  rydoo.com)

Spesen- und Reisekostenabrechnungen gehören vielleicht nicht zu den spannendsten Aufgaben in Ihrem Unternehmen, aber wenn Sie hierfür ein leistungsfähiges System im Einsatz haben, können Sie eine Menge Zeit und auch viel Geld einsparen.

Expense management

 

Nicht nur wir behaupten dies – auch die Forschung belegt es:

Laut einer weltweit durchgeführten Erhebung aus dem Jahr 2014 der Non-Profit-Organisation ACFE, welche sich die Kriminalitätsbekämpfung auf die Fahne geschrieben hat, verlieren Unternehmen aufgrund von Betrugsfällen durchschnittlich 5 % ihres jährlichen Einkommens. Dabei ist hier noch nicht einmal böse Absicht im Spiel, die Einkommensverluste durch Betrug lassen sich hauptsächlich auf echte Fehler sowie die Nichteinhaltung von Steuervorschriften zurückführen. Eine Optimierung Ihres Spesen- und Reisekostenmanagements kann Ihnen dabei helfen, den Grad der Steuerung und der Regelkonformität zu erhöhen, entbindet Sie von lästigen Aufgaben und sorgt gleichzeitig dafür, dass Ihrem Unternehmen nicht mehr jährlich 5 % des Einkommens entgehen.

Technische Lösungen leisten Ihnen hervorragende Dienste dabei, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Durch den Einsatz neuester Technologien für Ihr Spesen- und Reisekostenmanagement können Sie und Ihre Kollegen Ihren Fokus noch stärker darauf richten, Einkommen zu generieren und die Abflüsse zu stoppen.

Aber wie findet man eine Spesen- und Reisekostenmanagement-Lösung, die auch tatsächlich eine Bereicherung ist?

Damit eine technische Lösung Sie auch wirklich dabei unterstützt, Ihren Spesen- und Reisekostenmanagementprozess zu optimieren, muss sie auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, mobil anwendbar sein und Ihnen die Einreichung und Verwaltung von Spesen und Reisekosten in Echtzeit an jedem Ort ermöglichen. Die neue, vollständig mobile Rydoo-Lösung ist darauf ausgelegt, Ihre zeitlichen Abläufe zu optimieren und Ihnen aufwändige Arbeiten im Rahmen des Spesen- und Reisekostenmanagements abzunehmen. 

Werfen wir doch einen Blick auf die Vorteile einer mobilen App mit den richtigen Funktionen:

  1. Sie ermöglicht Ihnen das Management Ihrer Spesen und Reisekosten überall und zu jeder Zeit – Sie müssen lediglich ein Bild von Ihren Belegen machen, das Sie dann sofort zu Genehmigungszwecken weiterleiten können. Auch die Genehmiger haben die Möglichkeit, unter Verwendung des Smartphones in Echtzeit positiv oder negativ über die eingereichten Unterlagen zu entscheiden.
  2. Die für das Spesen- und Reisekostenmanagement aufgewendete Zeit reduziert sich um 70 % und versetzt Sie so in die Lage, sich intensiver Ihren Kernaufgaben zu widmen.
  3. Sie erhalten Zugang zu den neuesten Technologien wie der Optischen Zeichenerkennung (OCR)* für die Automatisierung von Aufgaben, die Fehlerquote verringert sich erheblich und es wird eine höhere Genauigkeit erreicht.

Unser Team hat die mobile Rydoo-App in den letzten Monaten im Hinblick auf ein verbessertes Nutzererlebnis und neueste innovative Funktionen optimiert. Ihr Laptop kann daher von jetzt an zugeklappt bleiben:   

Erfahren Sie mehr über die neuesten mobilen Funktionen von Rydoo:

Xpenditure’s latest mobile features

Genehmigungen als neue In-App-Funktion

Manager können die von den Mitarbeitern direkt über ihre mobile App übermittelten Spesen und Reisekosten mit der neuen In-App-Funktion genehmigen oder ablehnen. Für die Genehmigung reicht ein einfaches Wischen nach rechts bzw. nach links bei einer Ablehnung. Wird eine Ausgabe abgelehnt, kann der entsprechende Grund ebenfalls direkt in der App angegeben werden.

Pauschalen

Die Strukturen für die Abrechnung von Spesen- und Reisekosten über Pauschalen in der Webanwendung von Rydoo stehen den Mitarbeitern jetzt auch in der mobilen App zur Verfügung. Die Reiseinformationen können in der Rydoo-App eingetragen werden und die anfallenden Pauschalen werden dann automatisch über die Plattform berechnet.

Duplikaterkennung

Der Aussage, dass Fehler beim Eingeben von Spesen und Reisekosten unvermeidlich sind, möchten wir widersprechen. Rydoo erkennt automatisch doppelt eingegebene Daten und bietet dem Nutzer, Genehmiger und Controller unkompliziert die Möglichkeit, den Datensatz zu prüfen und, falls notwendig, sofort über die mobile App zu löschen.

Aktivitätenverfolgung

Beim Spesen- und Reisekostenmanagement kommt der Kommunikation eine wesentliche Bedeutung zu. Mit der neuen mobilen Funktion zur Aktivitätsverfolgung können Sie jetzt unter der Rubrik „Aktivitäten“ den aktuellen Stand bei jeder Ausgabe genau nachvollziehen.

Die neuen mobilen Funktionen versetzen Ihr Unternehmen in die Lage, einen nahtlosen und digitalen Spesen- und Reisekostenmanagement-Workflow in Echtzeit umzusetzen. Kommunikationspannen zwischen Mitarbeitern und Genehmigern gehören so der Vergangenheit an und die Wartezeit auf Kostenerstattungen entfällt.

*OCR dient der optischen Erfassung Ihrer Belege, um maßgebliche Informationen wie das Datum, die Händlerbezeichnung, die Währung und den Betrag auszulesen.

Erfahren Sie mehr über die Rydoo-Lösung >>