Dezember 04 , 2017

Pauschalen so schnell und einfach wie möglich verwalten

by

(Ursprünglich veröffentlicht auf rydoo.com)

Um den Aufwand für das Spesen- und Reisekostenmanagement so gering wie möglich zu halten, entscheiden sich viele Firmen dafür, ihren reisenden Mitarbeitern Tagegelder – auch als Tagespauschalen bezeichnet – zu zahlen. Das Konzept solcher Festbeträge für Mahlzeiten und kleine Beträge mag zwar ein sinnvolles und hilfreiches Vorgehen sein, kann aber für Unternehmen schnell zu einer Problemquelle werden, da diese stets die Änderungen bei den Tagespauschalsätzen für jedes denkbare Reiseziel nachhalten müssen.

how to embrace per diems

 

In dieser zweiteiligen Blogreihe zeigen wird Ihnen, wie Sie von Pauschalen profitieren, sich aber gleichzeitig der damit verbundenen Mühen entledigen können.

Was sollten die Tagespauschalen abdecken?

Bei Geschäftsreisen erhalten Mitarbeiter Tagespauschalen auf Grundlage staatlich festgelegter Sätze. In einigen Ländern muss diesen offiziellen Vorgaben zwingend entsprochen werden, in anderen ist dies nicht der Fall.

Die Pauschalen decken unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben des jeweiligen Mitarbeiters die Kosten für Mahlzeiten und kleine Beträge für verschiedene Aufwendungen ab. Hotelkosten können den Pauschalen zusätzlich hinzugefügt werden.

Der pro Tag zugestandene Betrag richtet sich sowohl nach dem Herkunftsland des Mitarbeiters als auch nach dem Land bzw. der Region, in die er reist. Die Höhe der Beträge wird anhand der Lebenshaltungskosten in dem betreffenden Land oder der Region bemessen. Darüber hinaus wird jedes Jahr eine Neufestsetzung der Pauschalen vorgenommen.

Warum stellen Pauschalen eine so praktische Lösung für die Arbeitgeber und -nehmer dar?

Bei dieser Methode müssen Mitarbeiter nicht mehr sämtliche Quittungen für jeden noch so geringen Betrag einreichen und die Genehmiger müssen all diese Ausgaben nicht mehr einzeln freigeben. Bei den Tagespauschalen handelt es sich um feste Beträge, die mit dem Gehalt überwiesen werden, so dass sich der Verwaltungsaufwand in Grenzen hält.

Tagespauschalen sind steuerfrei.

Sie schaffen sowohl für das Unternehmen als auch für den jeweiligen Mitarbeiter Klarheit über die Höhe des üblichen täglichen Spesensatzes. Und angesichts der Tatsache, dass es sich um einen in der Gehaltsabrechnung enthaltenen Festbetrag handelt, besteht kein Anreiz zu übermäßigen Ausgaben.

Tagespauschalen sind also für alle von Vorteil, ihre Abrechnung birgt allerdings auch Herausforderungen.

Welche Herausforderungen stellen sich bei der Abrechnung von Tagespauschalen?

Die Regelungen bezüglich der Pauschalen sind länderspezifisch. Während manche Unternehmen verpflichtet sind, Tagespauschalen zu zahlen, ist dies bei anderen nicht der Fall.

Die Höhe der erhaltenen Pauschalen fällt je nach dem Herkunftsland des Mitarbeiters und dessen Reiseland unterschiedlich aus. In einigen der Zielländer können die Tagespauschalen sogar je nach Region und der tatsächlich dort verbrachten Zeit variieren.

Angesichts dieser vielen Detailregelungen kann sich die Berechnung unterschiedlicher Pauschalen für verschiedene Mitarbeiter in jeweils unterschiedlichen Regionen als eine wahre Herkulesaufgabe erweisen. Zum Glück gibt es eine einfache Lösung für dieses Problem: technische Unterstützung.

Wie lässt sich die Berechnung von Tagespauschalen einfacher gestalten?

Die Rydoo-Plattform für das Spesen- und Reisekostenmanagement bietet Unternehmen, die Tagespauschalen abrechnen möchten, eine integrierte Funktion. Aus der Perspektive der Arbeitgeber besticht die Plattform zunächst durch ihre Benutzerfreundlichkeit, die nur die Eingabe der Rahmendaten für die Pauschalen abverlangt. Die Pauschalen für die reisenden Mitarbeiter werden dann automatisch von Rydoo berechnet. Zudem werden die staatlichen Vorgaben zu den Tagespauschalen jedes Jahr innerhalb der Plattform aktualisiert.

Xpenditure automatically calculates daily allowances

 

Der Einsatz der Rydoo-Plattform erleichtert aber auch den Endnutzern – nämlich den reisenden Mitarbeitern – den Umgang mit den Pauschalen erheblich. Sie können diese mühelos über ihre Mobiltelefone geltend machen und bereits abgedeckte Kosten, wie ein in einer Sitzung enthaltenes Mittagessen oder ein im Rahmen einer Konferenz serviertes Abendessen, hier schon abziehen.

Möchten Sie mehr über das Management von Tagespauschalen mit Rydoo erfahren?

Wir werden später noch tiefer in diese Materie einsteigen und uns mit Bjorn Poelman – Senior Manager bei Deloitte Belgium – unterhalten. Um sicherzustellen, dass unsere Kunden stets, jetzt und in Zukunft, Zugriff auf die jeweils geltenden Tagespauschalsätze nehmen können, haben wir uns mit Deloitte zusammengetan. Das Gespräch mit Björn Poelman wird die Überprüfung der Rydoo-Plattform für Tagespauschalen durch Deloitte zum Thema haben und auch der Frage nachgehen, warum Pauschalen für das Unternehmen ein solches Plus darstellen

Erfahren Sie mehr über die Rydoo-Lösung >>