November 25 , 2017

Eine Technologiespritze für Ihr Personalwesen

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(Ursprünglich veröffentlicht auf rydoo.com)

In den letzten hundert Jahren haben sich die Aufgaben des Personalwesens enormweiterentwickelt. Unternehmen setzen immer weniger auf herkömmliche Personalabteilungen und schaffen stattdessen Stellen mit Namen wie Employee Engagement Manager, Mindset Coach, Diversity Officer etc...

a millennial in the workplace

 

Diese neuen Berufsbezeichnungen verkörpern auch eine neue Mentalität. Die Unternehmen werden sich zunehmend der Tatsache bewusst, dass qualifiziertes Personal keine Selbstverständlichkeit ist, und bedienen sich verstärkt mitarbeiterzentrierter Ansätze, um die Besten zu umwerben und an das Unternehmen zu binden. Mit den Mitarbeitern steht und fällt die Zukunft eines Unternehmens und engagierte und talentierte Arbeitnehmer für sich gewonnen zu haben, stellt einen unschätzbaren Wettbewerbsvorteil dar.

Das Personalwesen im 21. Jahrhundert muss neue Wege gehen und sich neuen Verantwortungen stellen, die über die bloße Personalbeschaffung hinausgehen. Zu den vorrangigen Aufgaben zählen hier die Einführung neuer Technologien und die Sicherstellung einer produktiven, engagierten und zufriedenen Belegschaft. Laut einer von Workplace Trends durchgeführten Studie geben 83 % der Personalmanager an, „Employee Experience“, also die Schaffung einer inspirierenden Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter, sei für den Erfolg ihrer Organisation entweder wichtig oder sehr wichtig.

Die Technologie bietet hier zum Glück hilfreiche Ansätze.

Für eine nachhaltige Employee Experience müssen Unternehmen für erfüllende Tätigkeiten, Unterstützung durch das Management, eine transparente Arbeitsumgebung, Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Vertrauen sorgen. Auf diesen Säulen beruht die Employee Experience und hier sind nicht unerhebliche Ressourcen erforderlich, um einheitliche Bedingungen in dem gesamten Unternehmen und den Abteilungen sicherzustellen.

Eine schnelle und einfache Möglichkeit, unabhängig von der jeweiligen Funktion im Unternehmen unmittelbaren Einfluss auf die Arbeitsplatzqualität der Mitarbeiter zu nehmen, eröffnet sich über das Spesen- und Reisekostenmanagement. Hier kann Rydoo viel bewegen.

Mehr Zufriedenheit im Arbeitsleben

Dass das herkömmliche, papiergestützte Spesen- und Reisekostenmanagement in jedem Unternehmen eine unerquickliche Angelegenheit darstellt, ist kein Geheimnis. Mitarbeiter geben ihr eigenes Geld für ihren Arbeitgeber aus und müssen für die Rückerstattung ein quälendes Verfahren durchlaufen. Sie müssen Belege scannen, heften, manuell Informationen eingeben sowie wochenlang auf Genehmigungen und dann letztendlich die Rückerstattung warten.

Dies ist nicht nur äußerst unbefriedigend, Unternehmen verlieren aufgrund unheitlicher Kontrollen und nicht ordnungsgemäß abgerechneter Auslagen auch Geld dabei. 14% aller Betrugsfälle im Zusammenhang mit der Unterschlagung/Veruntreuung von Vermögenswerten in Unternehmen stammen aus der Kostenerstattung.

Die Einführung einer mobilen Echtzeitplattform für Spesen- und Reisekostenabrechnungen ermöglicht Mitarbeitern die Einreichung ihrer Spesen überall und jederzeit von unterwegs direkt über ihr Smartphone. Die Spesen können so unverzüglich dem administrativen Prozess zugeführt und genehmigt werden, so dass sich die Bearbeitungszeit von Wochen auf nur noch Minuten oder Stunden verringern lässt. Kunden, die Rydoo nutzen, berichten uns von im Durchschnitt um 75 % verringerte Bearbeitungszeiten.

Mit dem Zugriff auf eine intuitive und einfache Lösung wie Rydoo können sich Ihre Mitarbeiter ihre Spesen und Reisekosten in unkomplizierterer Weise erstatten lassen. Da so viele Arbeiten mit nur geringer Wertschöpfung wegfallen, ist es ihnen dann möglich, sich auf die wirklich wesentlichen Dinge zu konzentrieren.

Laut dem „Great Place to Work Institut“ übertreffen Organisationen, die für eine erfüllende Arbeitsumgebung sorgen, andere Unternehmen, die diesem Aspekt keine Bedeutung zumessen, leistungsmäßig um das Vierfache.

Transparente Richtlinien schaffen Vorteile

In Bezug auf Reisen und Spesen gibt es in jedem Unternehmen gewisse Spielregeln. Unabhängig davon, ob Ihre Richtlinien eher komplexer oder großzügiger Natur sind – wenn sie nicht für alle gelten, kann dies zu Problemen führen.

Betrachten wir hierzu ein Beispiel: zwei Kollegen unternehmen eine Geschäftsreise und reichen die Quittungen für ihre Mittagessen, deren Beträge in etwa gleich sind, zur Genehmigung ein. Bei dem einem wird sie gewährt und bei dem anderen abgelehnt. Dieses Beispiel ist nicht aus der Luft gegriffen: die persönlichen Einschätzungen der Genehmiger können immer voneinander abweichen und zu unterschiedlichen Ergebnissen bei der letztendlichen Entscheidung führen. Dies wird als hochgradig unfair wahrgenommen und kann eine feindselige Atmosphäre schaffen.

Durch eine Automatisierung der Regeln und des Controllings für Spesen und Reisekosten können Unternehmen Günstlingswirtschaft vollkommen ausschalten und das Mitarbeitervertrauen erhöhen.

Die vollständig integrierte Rule Engine von Rydoo scannt und analysiert die Spesen und Reisekosten vor der Genehmigung automatisch hinsichtlich ihrer Richtlinienkonformität – und bereitet so Diskussionen oder Missverständnissen ein Ende. Die Richtlinien lassen sich entweder gruppenspezifisch oder personenbezogen anwenden und finden bei jeder eingereichten Ausgabe automatisch Berücksichtigung.

Mehr Transparenz in einem Unternehmen kann zu einer positiven Mitarbeiterkultur beitragen und fördert die Integrität.

Unter dem Strich ergeben sich Kosteneinsparungen

Hand aufs Herz – jedes Unternehmen sucht nach Wegen, um die Kosten zu reduzieren und dabei das Wachstum weiter voranzutreiben. Um diese Ziele in Einklang zu bringen und daraus eine Wertschöpfung für das Unternehmen abzuleiten, bedarf es der richtigen Werkzeuge und Entscheidungen.

Auch das Spesen- und Reisekostenmanagement gehört hier wieder zu den Prozessen, die bei ihrer Optimierung den Unternehmen viel Geld einsparen können: manuell eingepflegt kostet eine einzige Spesen- und Reisekostenabrechnung ein Unternehmen 53 Euro. Diese Ausgaben lassen sich mit Rydoo um etwa ein Viertel senken. Bei der Nutzung einer digitalen Spesen- und Reisekostenmanagement-Plattform können Unternehmen zudem eine 125-prozentige Steigerung der Regelkonformität verbuchen. 

Wird im Personalwesen Technologie als ein Werkzeug eingesetzt, kann dies einen echten Wettbewerbsvorteil generieren – durch das Potenzial für mehr Produktivität und Effizienz und den Abbau von Unzufriedenheit aufgrund alter, ineffizienter Systeme. Tun Sie sich selbst und Ihren Kollegen einen Gefallen  und verpassen Sie Ihrem Personalwesen heute noch eine frische Technologiespritze.