E-Invoicing in Deutschland ist Gesetz

05.12.2016

Die Rechnungsabwicklung öffentlicher Auftraggeber in Deutschland wird digital: Im Sommer 2016 hat das Bundeskabinett das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen auf den Weg gebracht. Das E-Rechnungs-Gesetz setzt die von der Europäischen Union bereits 2014 vorgegebene Richtlinie 2014/55/EU um. Damit entsteht eine verbindliche Rechtsgrundlage für den – zukünftig obligatorischen – Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber. Die Vorschriften treten für Bundesministerien und Verfassungsorgane ab dem 27.11.2018 in Kraft. Für alle übrigen Behörden gelten die Neuregelungen ein Jahr später. Damit wird künftig die Rechnungsstellung an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung durch private Unternehmen in elektronischer Form möglich und gefordert sein.

Beamte als Digitalisierungs-Förderer für Unternehmen?

Strukturbedingt steht die öffentliche Hand nicht gerade im Ruf eines digitalen Vorreiters. Klar ist aber: Wenn sich die öffentliche Verwaltung auf Standards festlegt, führt dies auch zu einer Welle von E-Invoicing in der Privatwirtschaft. „In Finnland und dem ganzen Ostseeraum hat diese Entwicklung schon wesentlich früher eingesetzt und wir haben die Digitalisierung als einer der führenden Dienstleister begleitet. Unsere Erfahrungen bestätigen aktuelle Studien wie der Billentis-Report: Die E-Invoicing-Politik der öffentlichen Verwaltung setzt Standards und löst ein Echo in der Privatwirtschaft aus“, sagt Jarkko Kerkola, Head of Sales bei OpusCapita. E-Invoicing ist aber nur der erste Schritt: In nahezu allen Bereichen der deutschen Wirtschaft markiert es einen Startpunkt zur bereichsübergreifenden Prozessoptimierung.

Ohne Lücken digitalisieren

Für Kerkolaist daher Konsequenz bei der Einführung von E-Invoicing noch wichtiger als die Frage nach dem konkreten Austauschformat: „Auch wenn Rechnungen digital ein- und ausgehen, ist noch nicht sichergestellt, dass sie auf dem Bearbeitungsweg digital gemanagt werden. Ausdrucke für Archivierung oder Freizeichnung unterbrechen den digitalen Fluss und verursachen Kosten und Zeitverluste. Auch in den Druck- und Scan-Infrastrukturen ist Kapital gebunden, das zielführender eingesetzt werden kann.“ Hier sieht er die Dienstleister in der Pflicht, Hürden abzubauen und technologische Verantwortung zu übernehmen.

Handelspartner einbinden

Zukünftig werden sich auch die Beweggründe zur Einführung von E-Invoicing verändern. „Steht heute noch oft die Kostenreduzierung im Mittelpunkt des Interesses, rücken künftig die weiteren Vorteile der Digitalisierung in den Vordergrund; innerhalb der eigenen Organisation und durch Vernetzung mit Partnern und Lieferanten“, erläutert Kerkola.

Purchase-to-Pay erweitern

OpusCapita hat sich dafür gemeinsam mit der neu in die Gruppe integrierten ehemaligen jCatalog Software AG und einem neuen Portfolio in die Startposition zur umfassenden Digitalen Transformation gebracht, die weit über das E-Invoicing hinausgeht: „Wir wollen unsere Kunden beim Aufbau eines kompletten Buyer Supplier Ecosystems unterstützen, damit sie mehr verkaufen, einfacher einkaufen und smarter zahlen können“, erklärt Kerkola. Neben internen Maßnahmen zur lückenlosen End-to-End-Optimierung der gesamten Prozesskette im Purchase-to-Pay (P2P) kommt es auf die Einbindung der Lieferanten, Abnehmer und weiteren Partner an. Denn im digitalisierten, immer internationaleren Wettbewerb entscheidet nicht nur die Leistung eines Einzelunternehmens, sondern des ganzen Netzwerks über den Erfolg. CFO, Treasurer und CPO werden zum Erreichen ihrer gemeinsamen Ziele wie Kontrolle, Compliance und Kostenreduzierung intern enger kooperieren und auch Lieferanten, Abnehmer und weitere Partner in das digitale Netzwerk integrieren.

Robots in der öffentlichen Verwaltung

Mit komplett digitalisierter P2P-Kette kommen auch die Vorteile von Robotic Process Automation (RPA) besser zum Tragen. Der Einsatz bei OpusCapita im Outsourcing für Kunden aus Deutschland belegt bereits das Potenzial von RPA für Finance und Accounting. Dass RPA sogar schon in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden kann, zeigt ein aktuelles Projekt: OpusCapita hat 2016 einen Vertrag mit der finnischen Regierung zum Einsatz von Software Robots in deren Shared Service Center für Finance und HR geschlossen. Prognose: Das Projekt ist auf einen finanziellen Umfang von zwei Millionen Euro angelegt und soll neben Effizienz- und Prozessvorteilen eine Einsparung von drei Millionen Euro erzielen.

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