Dass die Rechnungsverarbeitung bei den Branchenführern wie geschmiert läuft ist allgemein bekannt. Wie aber schaffen sie das nur? Am Anfang steht dabei immer ein ausgeklügeltes Beschaffungssystem - insbesondere was die indirekten Spend-Kategorien angeht.

Im Rahmen einer von OpusCapita durchgeführten Analyse wurde herausgearbeitet, dass als Branchenführer geltende Unternehmen ihre Eingangsrechnungen bis zu 2,5-mal schneller abwickeln und die Kosten für ihre Kreditorenbuchhaltung um 60% niedriger als der Durchschnitt sind. Sicherlich lässt sich dies nicht nur auf einen einzigen Faktor zurückführen, aber was all diese Firmen verbindet, ist die Tatsache, dass sie die Abläufe in ihrer Kreditorenbuchhaltung ganz nah an ihrem Beschaffungswesen ausgerichtet haben. 

Auch wenn Ihr Unternehmen in dieser Hinsicht ebenfalls gut aufgestellt zu sein scheint, ist es dennoch notwendig sicherzustellen, dass sich die Zusammenarbeit zwischen dem Finanz- und Beschaffungswesen nicht nur auf die Beschaffung von Ressourcen für den eigentlichen Unternehmenszweck beschränkt. In den meisten Unternehmen sind die Prozesse rund um und das Wissen über die wichtigsten direkten Spend-Kategorien und Lieferanten hinreichend gut. Die Beschaffung von Ressourcen auf Grundlage einer Bestellung führt in den meisten Fällen zu qualitativ hochwertige Bestelldaten, da diese Anforderungen von kleinen Gruppen professioneller Einkäufer generiert werden, deren Aufgabe darin besteht, einen kontinuierlichen Ressourcenfluss für die maßgebliche Unternehmensaktivität sicherzustellen. Diese Art von Beschaffung wird zudem von integrierten Geschäftsszenarien wie dem Elektronischer Datenaustausch mit einer generell sehr hohen Datenqualität unterstützt.

Ganz anders sieht allerdings leider oft bei den indirekten Spend-Kategorien aus ...

Ausgabensteuerung außerhalb der Katalogbeschaffung

Indirekte Ausgaben, die üblicherweise geringere Kosten als die Ressourcen für den eigentlichen Unternehmenszweck verursachen, werden im Allgemeinen von einer größeren und zersplitterten Gruppe nicht professioneller Käufer getätigt. Man kann sich leicht vorstellen, dass dies schnell ins Chaos führt, da man es mit Tausenden von Kleinbestellungen (oft zu überhöhten und nicht verhandelten Preisen) zu tun hat, die geographisch und über verschiedene Niederlassungen verteilt auftreten. Dieses sog. „Maverick Buying“ führt zu einer hohen Zahl von Ausnahmen bei der Rechnungsverarbeitung - ein Fiasko für das Bemühen um eine effiziente Kreditorenbuchhaltung.

Wie also gehen die Branchenführer mit diesem Problem um?

Eine Lösung besteht ganz einfach in dem strengen Beharren auf vorgegebene Abläufe. In der Praxis bedeutet dies die Einführung einer „Keine Bezahlung ohne Bestellung“-Strategie. Es darf allerdings nicht außer Acht gelassen werden, dass diese Vorgehensweise weitreichende Konsequenzen hat und bei ungeschickter Handhabung zu Missstimmungen führen kann. Eine drakonische Umsetzung dieser Strategie, ohne die Nutzer dabei ins Boot zu holen, ist sicherlich dem Untergang geweiht und daher sollten hier einige bewährte Schritte befolgt werden.

Gelenktes Beschaffungsverhalten

Identifizieren Sie zunächst Ihre größte indirekte Spend-Kategorie, da Ihre Bemühungen hier natürlich den größten Erfolg versprechen. Ein guter Ausgangspunkt ist etwa die Beschaffung von Mobiltelefonen. Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten, dass diese Bilder bestimmter, beliebter Handymodelle, welche laut Ihren unternehmensinternen Einkaufsvorgaben nicht bestellt werden dürfen, in ihre Kataloge aufnehmen, die dann als Artikel gesucht werden können. Diese Artikel sollten mit der Angabe, dass sie nicht gekauft werden können (möglicherweise unter Angaben von Gründen), und einer alternativen Kaufoption für den Nutzer versehen werden.

Auch wenn Ihnen diese Vorgehensweise kontraproduktiv erscheint, so legen unsere Erfahrungen doch nahe, dass diese Lenkung des Kaufverhaltens in eine bestimmte Richtung zu weniger Käufen von Artikeln, die nicht im Katalog aufgeführt sind und einem insgesamt konformeren Einkaufsverhalten führen. Dies wiederum vereinfacht die Rechnungsverarbeitung und ehe Sie sich versehen, gelten Sie ebenfalls als Branchenprimus!

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